Kvedo: Privātuma politika

1. Kas mēs esam

Par datiem, kas tiek apstrādāti vietnē kvedo.com, tīmekļa lietotnē app.kvedo.com un mobilajā lietotnē Kvedo, atbild SIA "Kvedo" (reģistrācijas numurs 40203788443, juridiskā adrese Bāriņu iela 4/6-36, Liepāja, LV-3401).

Saziņai par privātumu: info@kvedo.com, +371 27 30 60 77 (Erlens), +371 20 51 05 02 (Rūdolfs).

Datu aizsardzības speciālists mums nav iecelts, jo likums to neprasa. Uz visiem jautājumiem par datiem atbildam paši.

2. Kad mēs esam pārzinis un kad apstrādātājs

Mēs esam pārzinis datiem, ko vācam paši savām vajadzībām: vietnes apmeklējumi, gaidīšanas saraksts (pieteikties tam varēja līdz 2026. gada 3. novembrim), saziņas forma un čats, konti, abonementi, atbalsts un mūsu saziņa ar tevi.

Datiem, ko uzņēmums ievada Kvedo savā darbā (klienti, darbi, darba laiks, materiāli, rēķini, foto, darbinieku atrašanās vieta), pārzinis ir pats uzņēmums. Mēs tos apstrādājam kā apstrādātājs tā uzdevumā, saskaņā ar lietošanas noteikumu pielikumu par datu apstrādi. Ja esi darbinieks vai uzņēmuma klients un tev ir jautājums par šiem datiem, vispirms vērsies pie uzņēmuma. Mēs palīdzēsim uzņēmumam atbildēt.

Šajā politikā aprakstām abus, lai būtu redzams viss, kas ar datiem notiek.

3. Vietne kvedo.com

Apmeklējums. Vietne neizmanto sīkdatnes un reklāmu izsekošanu. Apmeklējumu statistikai izmantojam Plausible (Plausible Insights OÜ, Igaunija), kas mūsu uzdevumā kā apstrādātājs saskaita anonīmus apmeklējumus: kuras lapas atvērtas, no kurienes apmeklētājs atnācis, valsts, ierīces veids un kuras pogas nospiestas; tas neizmanto sīkdatnes, neko neglabā tavā ierīcē un neglabā tavu IP adresi. Vietni mitina Vercel, kura servera žurnālos īslaicīgi nonāk apmeklētāja IP adrese, kā tas notiek jebkurā tīmekļa serverī. Fonti ir mūsu pašu, nevis no Google. Pamats: mūsu leģitīmās intereses parādīt vietni, aizsargāt to un saprast, kā to lieto (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts).

Gaidīšanas saraksts. Līdz 2026. gada 3. novembrim vietnē varēja pieteikties gaidīšanas sarakstam. No katra pieteikuma glabājam ievadīto e-pasta adresi, pieteikšanās datumu un laiku, lapas valodu, atzīmi, no kuras lapas pieteikums nāca, un tīkla adreses (IP) jaucējkodu, nevis pašu adresi, ar ko apturējām masveida pieteikumus. Mērķis: tikai paziņot šiem cilvēkiem, ka Kvedo ir atvērts. Neko citu ar adresi nedarām. Pamats: tava piekrišana (6. panta 1. punkta a) apakšpunkts), ko vari atsaukt jebkurā brīdī, rakstot uz info@kvedo.com.

Saziņas forma. Glabājam vārdu, e-pasta adresi, tālruni, ja to norādi, jautājumu, nosūtīšanas laiku, lapas valodu, atzīmi, vai ziņa sūtīta no vietnes vai konta, un IP adreses jaucējkodu. Paziņojumu par jaunu ziņu mums nosūta e-pastā. Mērķis: atbildēt uz tavu jautājumu. Pamats: mūsu leģitīmās intereses atbildēt uz ziņu, ko pats nosūtīji (f) apakšpunkts).

Čats vietnē. Ja uzdod jautājumu čatā, tas nonāk mūsu serverī un pie AI pakalpojuma sniedzēja Anthropic, kas sagatavo atbildi. Glabājam jautājumu, atbildi, lapas valodu un nejaušu sarunas numuru, lai redzētu, uz ko atbildes trūkst. Tavu IP adresi neglabājam; ātruma ierobežošanai glabājam tikai tās jaucējkodu. Čatā neraksti paroles, kartes datus un personas kodus. Atbildes sagatavo bots, nevis cilvēks. Pamats: mūsu leģitīmās intereses atbildēt uz jautājumiem par Kvedo (f) apakšpunkts).

Video pamācības. Video lapā Palīdzība ir YouTube. Līdz brīdim, kad nospied atskaņot, nekas no YouTube netiek ielādēts. Kad nospied, video ielādējas no youtube-nocookie.com, un Google kā patstāvīgs pārzinis saņem tavu IP adresi un var saglabāt datus tavā pārlūkā saskaņā ar savu privātuma politiku. Pamats: tava piekrišana, ko dod, nospiežot atskaņot (6. panta 1. punkta a) apakšpunkts).

Statusa lapa. Saite Statuss atver atsevišķu lapu status.kvedo.com, kurā redzams, vai Kvedo strādā.

4. Konts un abonements

Konta dati. Uzņēmuma nosaukums, tavs vārds, lietotājvārds, e-pasta adrese, tālrunis, ja to norādi, loma uzņēmumā, valoda un iestatījumi. Paroli glabājam tikai kā jaucējkodu, tāpēc paši to izlasīt nevaram. Ja ieslēdz divpakāpju ieiešanu, glabājam tās slepeno atslēgu šifrētu un atjaunošanas kodus kā jaucējkodus. Glabājam arī ieejas atslēgas kā jaucējkodus, ierīces nosaukumu aktīvo sesiju sarakstā un pēdējo lietotnes versiju, ar kuru ienāci.

Uzņēmuma dati. Rekvizīti un iestatījumi, ko ievadi: e-pasts, tālrunis, adrese, reģistrācijas un PVN numurs, bankas konts rēķiniem, logo, rēķinu un tāmju numerācija, valsts, laika josla, valūta. Ja uzņēmumu meklē pēc nosaukuma vai numura, rekvizītus aizpildām no Uzņēmumu reģistra atvērtajiem datiem (data.gov.lv).

Lietotāji, ko pievieno uzņēmums. Ja tevi Kvedo pievienoja darba devējs, mēs saņēmām tavu vārdu, lietotājvārdu, e-pastu, tālruni un lomu no viņa. Glabājam arī ierakstu, kurš un kad tevi pievienoja.

Drošība. Katrā konta izveides, ieiešanas, iziešanas, paroles maiņas un divpakāpju ieiešanas mēģinājumā glabājam IP adresi un atzīmi, uz kuru kontu tas attiecas, lai ierobežotu paroļu minēšanu. Paroles atjaunošanas kodu glabājam kopā ar pieprasītāja IP adresi.

Noteikumu pieņemšana. Kad piekrīti lietošanas noteikumiem un apstiprini, ka esi iepazinies ar šo politiku, glabājam versiju, laiku, platformu un IP adreses jaucējkodu, lai to varētu pierādīt.

Abonements un maksājumi. Glabājam plānu, abonementa statusu, Stripe klienta numuru un mūsu rēķinus tev. Maksājumus apstrādā Stripe. Kad izvēlies plānu, Stripe saņem uzņēmuma nosaukumu, adresi, PVN numuru un e-pastu. Kartes datus ievadi Stripe lapā, mēs tos neredzam un neglabājam. Ja abonementu atceļ, varam lūgt aizpildīt īsu anketu par iemeslu; tā nav obligāta.

Ieteikumu programma. Ja ieteici Kvedo citam uzņēmumam, glabājam, kurš ieteica, kuru uzņēmumu un kādu atlaidi tas deva.

Ziņas izmēģinājuma laikā. Izmēģinājuma laikā uzņēmuma administratoram varam sūtīt dažus e-pastus un paziņojumus ar padomiem, kā sākt. Katrā e-pastā ir saite, ar kuru tos atteikt, un tos var izslēgt lietotnē: Profils, Paziņojumi, Padomi. Pēc abonēšanas tie beidzas.

Atbalsts. Ja raksti mums e-pastā, zvani vai sūti ziņu lietotnē, glabājam saraksti, lai atbildētu.

Kļūdu uzraudzība. Kad lietotnē vai serverī rodas kļūda, Sentry saņem tehnisku informāciju: ierīci, lietotnes versiju, kļūdas vietu un iekšējo lietotāja un uzņēmuma numuru. Vārdus, e-pastus, IP adreses, paroles un ievadīto saturu nesūtām.

Mūsu administratori. Mūsu darbinieki uzņēmuma datiem piekļūst tikai tad, ja tas vajadzīgs atbalstam vai drošībai. Katru šādu darbību ierakstām žurnālā ar iemeslu.

Pamats. Konta, abonementa un lietotnes darbībai: līgums ar tevi vai tavu uzņēmumu (6. panta 1. punkta b) apakšpunkts). Darbinieku kontiem, ko izveido uzņēmums: mūsu un uzņēmuma leģitīmās intereses, lai darbinieks varētu lietot pakalpojumu, ko uzņēmums nopircis (f) apakšpunkts). Drošībai, kļūdu labošanai, atbalstam, anketai un padomiem izmēģinājuma laikā: mūsu leģitīmās intereses (f) apakšpunkts). Mūsu rēķiniem: juridisks pienākums, grāmatvedības normatīvi (c) apakšpunkts). Konta dati ir vajadzīgi, lai noslēgtu līgumu: bez e-pasta vai lietotājvārda un paroles konts nevar darboties.

5. Dati, ko uzņēmums ievada lietotnē

Šos datus apstrādājam kā apstrādātājs uzņēmuma uzdevumā (sk. 2. sadaļu). Lietotnē var būt:

klienti: vārds vai nosaukums, adrese, e-pasts, tālrunis, reģistrācijas un PVN numurs;
Tālruņa kontakts (tikai izvēlētais). Pievienojot klientu, vari nospiest "No kontaktiem". Tiek atvērts tālruņa sistēmas kontaktu izvēles logs, un lietotne nolasa tikai to vienu kontaktu, ko tu izvēlies: vārdu vai uzņēmuma nosaukumu, tālruni un e-pastu, ja tie ir kontaktā. Šie dati tiek ielikti jaunā klienta formā, un tie tiek saglabāti tikai tad, ja tu saglabā klientu. Pārējos kontaktus lietotne neredz, nekopē un neaugšupielādē, un tā neprasa atļauju piekļūt visai kontaktu grāmatai.
darbi, projekti un iekārtas: apraksti, adreses, termiņi, kontrolsaraksti, komentāri, piešķirtie darbinieki un darbu vēsture;
darba laiks: sākums, beigas, pauzes un braucieni;
materiāli, noliktava, iepirkumi un izdevumi;
tāmes, rēķini, kredītrēķini, pieņemšanas akti un līgumu noteikumi, ar abu pušu rekvizītiem;
paraksti: lietotāja paraksts dokumentiem un klienta paraksts uz akta, ko klients uzzīmē telefonā;
foto un video: objekta foto un video līdz 2 minūtēm; ja foto failā tas ir saglabāts, glabājam laiku un vietu (koordinātas), kur foto uzņemts, un pašu failu glabājam bez šiem metadatiem;
dokumenti un rasējumi: čeki, pavadzīmes, rēķini, PDF un rasējumu faili, ko augšupielādē;
balss: ja izmanto balss ievadi vai balss komandas, ierakstu nosūtām pārvēršanai tekstā un uzreiz dzēšam; ja ieraksti balss komentāru, ieraksts tiek glabāts pie komentāra, lai to varētu noklausīties;
importētie faili: tabulas ar klientiem vai materiāliem, ko augšupielādē;
paziņojumi: push paziņojumu marķieris tālrunim un paziņojumu teksts (piemēram, darba nosaukums un klients).
Lietošanas notikumi: daži lietotnes notikumi (lietotne atvērta, PDF atvērts, rēķins kopīgots, palīdzība atvērta, ievada soļi), kas saistīti ar tavu lietotāju un uzņēmumu, lai saprastu, kuras funkcijas tiek lietotas, un uzlabotu lietotni. Tie glabājas tikai mūsu datubāzē, mēs tos nenododam analītikas vai reklāmas uzņēmumiem.

Ko redz uzņēmuma klients. Kad uzņēmums sūta tāmi vai rēķinu, klients saņem e-pastu ar saiti uz lapu. Ja klients tāmi apstiprina vai noraida, glabājam viņa vārdu, komentāru, laiku, pārlūka nosaukumu un IP adreses jaucējkodu, lai būtu redzams, kas un kad to izdarīja. Ja uzņēmums ieslēdz atgādinājumus par apmaksu, mēs tos sūtām uz rēķinā norādīto klienta e-pastu uzņēmuma vārdā.

Karšu maksājumi par rēķiniem (Stripe Connect). Ja uzņēmums ieslēdz maksājumus ar karti, tā klienti rēķinu var apmaksāt ar karti (arī ar Apple Pay vai Google Pay) maksājuma lapā, ko atver saite rēķinā. Maksājumu apstrādā Stripe. Kartes datus maksātājs ievada tieši Stripe maksājuma lapā: Kvedo kartes numuru, derīguma termiņu un drošības kodu nekad neredz un neglabā. Lai uzņēmums varētu pieņemt maksājumus, mēs tam izveidojam Stripe kontu un aizpildām to ar mums jau zināmajiem datiem (uzņēmuma nosaukums, reģistrācijas un PVN numurs, adrese, e-pasts, tālrunis, IBAN). Personu pārbaudi (valdes loceklis vai pašnodarbinātais, dokumenti) Stripe veic pats kā pārzinis saskaņā ar savu privātuma politiku. Nauda nonāk tieši uzņēmuma Stripe kontā, Kvedo to neglabā. Lai rēķins pats atzīmētos kā apmaksāts, pie rēķina glabājam Stripe konta identifikatoru un statusu, maksājuma identifikatoru, summu, datumu un maksātāja vārdu (no Stripe). Šos ierakstus glabājam kopā ar rēķinu.

Prombūtnes, arī slimības dienas (veselības dati). Ja uzņēmums ieslēdz funkciju "Darba laiks", darbinieki un vadītāji lietotnē ieraksta prombūtnes (atvaļinājums, slimība, bērna slimība, mācības u.c.). Slimības prombūtne un slimības lapas numurs ir veselības dati. Mēs tos apstrādājam kā apstrādātājs uzņēmuma (darba devēja, pārziņa) uzdevumā, lai uzņēmums varētu plānot darbus un uzskaitīt darba laiku, un tikai lietotnes darbībai: tos neizmantojam citiem mērķiem un nenododam trešajām personām. Diagnozi lietotne neprasa, un piezīmju laukā to rakstīt nevajag. Slimības veidu un lapas numuru redz tikai pats darbinieks un uzņēmuma administratori un dispečeri; grāmatvedis tos neredz, un kolēģi redz tikai "Prombūtnē" bez veida, piezīmes un vietas. Ierakstus glabājam, kamēr uzņēmums tos glabā (to var izdzēst administrators vai dispečers), un dzēšam, kad tiek dzēsts darbinieka konts vai uzņēmums.

Navigācija. Ja lietotnē nospied, lai brauktu uz adresi, adrese tiek atvērta tavā navigācijas lietotnē (piemēram, Waze vai Google Maps), kas to apstrādā saskaņā ar saviem noteikumiem.

Katra uzņēmuma dati ir nošķirti no citu uzņēmumu datiem. Uzņēmuma iekšienē katrs lietotājs redz tikai to, ko atļauj viņa loma.

6. Atrašanās vieta

Atrašanās vietu izmantojam tikai šajos gadījumos:

Braucieni un adreses. Kad sāc braucienu vai iestati bāzi no atrašanās vietas, saglabājam brauciena sākuma punktu vai bāzes punktu. Adrešu ieteikumiem un brauciena attālumam un laikam mūsu serveris nosūta Google adresi vai koordinātas, bez vārdiem un rēķinu datiem.
Atrašanās vieta darba laikā (Komanda kartē). Ja uzņēmums ieslēdz "Komanda kartē", lietotne nosūta telefona pēdējo atrašanās vietu (koordinātas, precizitāti, aptuveno adresi, braucot arī virzienu un ātrumu) tikai tad, kad darbiniekam iet darba taimeris un lietotne ir atvērta (priekšplānā). Kad lietotne ir aizvērta vai fonā, vai darbs ir beidzies, atrašanās vieta netiek sūtīta. Vadītājs (uzņēmuma administratori un dispečeri) redz darbinieka atrašanās vietu darba laikā, un darbinieks redz to pašu Profilā: Profils → Ko redz vadītājs. Pēdējo punktu dzēšam, kad darbs beidzas, un ne vēlāk kā 24 stundās. Pie katras darba darbības (izbrauc, ierodas, sāk, pauzē, turpina un pabeidz darbu, foto, klienta paraksts, rēķins) saglabājam, kur tā notika, un attālumu līdz darba adresei; šo vēsturi redz administratori un dispečeri, darbinieks redz savu, un mēs to glabājam 12 mēnešus. Nepārtrauktu maršrutu neglabājam. Šos datus apstrādājam kā apstrādātājs uzņēmuma (darba devēja, pārziņa) uzdevumā. Atrašanās vietas atļauju var jebkurā brīdī atsaukt tālruņa iestatījumos; pārējā lietotne strādā arī bez tās.
Darba darbību vēsture. Ja uzņēmumā ieslēgta funkcija Komanda kartē, darba darbību brīžos (izbrauc, ierodas, sāk, pauzē, turpina, pabeidz darbu, pievieno foto, parakstu vai rēķinu) saglabājam vietu, precizitāti, adresi un attālumu līdz darba adresei, lai uzņēmums var pārbaudīt, vai darbs veikts objektā. Ja darbība notiek ārpus darba vietas, vadītāji var saņemt paziņojumu. Nepārtrauktu maršrutu neveidojam. Glabājam 12 mēnešus.
Atrašanās vieta un automātiskais darba laiks. Ja darbinieks pats ieslēdz automātisko darba laiku, Kvedo izmanto telefona atrašanās vietu fonā, arī tad, kad lietotne ir aizvērta vai netiek lietota, tikai lai pamanītu ierašanos šodienas plāna darba vietā vai tās atstāšanu un automātiski sāktu vai beigtu darba laiku. Telefons salīdzina atrašanās vietu ar darba vietām pats; uz Kvedo serveri tiek sūtīts tikai darbs, notikums (ierašanās vai aiziešana) un laiks. Koordinātas netiek sūtītas un neglabātas, maršruts netiek sekots. Darba laiku redz darbinieka vadītājs, tāpat kā tad, ja darbinieks pats nospiestu pogu. Funkcija ir neobligāta, pēc noklusējuma izslēgta, un to var izslēgt jebkurā brīdī lietotnē vai telefona iestatījumos. Kamēr lietotne ir atvērta, atrašanās vietu var izmantot arī brauciena attāluma aprēķinam uz objektu un, ja uzņēmums to ieslēdzis, kartei vadītājam. Atrašanās vietas dati netiek pārdoti un netiek izmantoti reklāmai.
Foto. Ja foto failā ir saglabāta uzņemšanas vieta, glabājam to pie foto (sk. 5. sadaļu).

Foto uzņemšanas vieta. Ja foto vai video failā ir uzņemšanas laiks un GPS koordinātas (EXIF), mēs tos nolasām no oriģinālā faila pirms tā saspiešanas un glabājam pie foto; ja failā to nav, var tikt saglabāta vieta, ko lietotne nosūtīja uzņemšanas brīdī. Ar to uzņēmums var redzēt, kur foto uzņemts, un pārbaudīt attālumu līdz darba objektam. Pašā saglabātajā attēla failā metadatu vairs nav. Uzņemšanas vietu redz uzņēmuma lietotāji, kas redz šo foto, un tā tiek dzēsta kopā ar foto, darbu vai uzņēmuma kontu. Ja negribi, lai vieta tiek saglabāta, izslēdz atrašanās vietas pievienošanu tālruņa kameras iestatījumos.

Fonā atrašanās vietu izmantojam tikai automātiskajam darba laikam un tikai tad, ja tu to pats atļauj savā tālrunī. Ko par tevi pašlaik redz vadītājs, vari apskatīt lietotnē: Profils, Ko redz vadītājs. Atrašanās vietu darbā apstrādājam darba devēja uzdevumā, tāpēc ar jautājumiem vispirms vērsies pie darba devēja.

7. Mākslīgais intelekts

Daļu darba lietotnē veic mākslīgais intelekts (AI). Katrs AI rezultāts ir atzīmēts ar "Izveidots ar AI", un cilvēks to pārbauda un apstiprina, pirms tas tiek saglabāts. AI nepieņem lēmumus, kam būtu juridiskas sekas tev; automatizētu lēmumu pieņemšanu VDAR 22. panta izpratnē mēs neveicam.

Mākslīgais intelekts (AI) un tava atļauja. Dažas funkcijas izmanto ārējus AI pakalpojumus: runu tekstā pārvērš OpenAI, visu pārējo dara Anthropic (Claude modeļi). Katra funkcija sūta tikai to, kas vajadzīgs konkrētajai darbībai, un tikai tad, kad tu to izmanto:

čeku, pavadzīmju un rēķinu skenēšana (Pirkumi, Izdevumi): dokumenta foto vai PDF un uzņēmuma materiālu nosaukumi un mērvienības rindu sasaistei;
"Pastāstīt par darbu" (darba aizpildīšana no teksta vai balss): tavs teksts un uzņēmuma klientu un darbinieku vārdi kā norādes pareizai rakstībai;
balss komandas Sākumā: ierunātā teikuma teksts; ko darīt, izlemj Kvedo serveris, un nekas nenotiek, kamēr tu nepiespied pogu;
darba ikonas izvēle: darba nosaukums (bez atļaujas ikonu izvēlas pēc atslēgvārdiem, bez AI);
pareizrakstības labojums (tikai ja to ieslēdz Profilā): viena teksta lauka saturs;
tāme no sarakstes ekrānattēliem: līdz 5 ekrānattēliem bez metadatiem (tajos var būt klienta vārds, tālrunis, adrese un ziņas) un uzņēmuma materiālu nosaukumi un mērvienības (bez cenām); attēlus neglabājam, ja vien tu neizvēlies tos saglabāt pie tāmes;
akta teksts ("Aizpildīt ar AI", "Uzlabot ar AI"): darba nosaukums, apraksts, kontrolsaraksts, materiāli ar daudzumiem, laiks objektā, foto apraksti un tavs ierakstītais vai diktētais teksts; uzņēmuma iepriekšējie akti tikai kā stila paraugs;
"Cenas veikalos": sk. rindkopu "AI meklēšana tīmeklī";
ziņa klienta lapā ("Sakārtot tekstu"): redaktorā esošais teksts, arī no darba piezīmēm iekopētais, un valodas kods (tekstā var būt klienta vārds, adrese vai darba detaļas); rezultātu tu pārbaudi, pats nospied "Lietot šo tekstu" un ziņu publicē pats;
apsekošanas akts (modulis "Apsekošana", tikai ar tavu AI atļauju): katrs apsekošanas foto, samazināts, bez metadatiem un bez atrašanās vietas (tajā var būt cilvēki, auto numurzīmes vai dzīvokļu numuri), lai AI piedāvātu akta rindu, un apstiprināto atradumu īsie teksti secinājumu melnrakstam; AI piedāvājumu vienmēr pārbauda un apstiprina cilvēks, un dzīvokļu īpašnieku kontaktus Kvedo neglabā;
tīmekļa versijā app.kvedo.com: Kvedo palīgs (tavs jautājums un tie uzņēmuma dati, kas vajadzīgi atbildei un ko tava loma drīkst redzēt; sarunas glabājam, līdz tās 12 mēnešus nav lietotas), foto apraksti foto eksportā (tikai ja tos ieslēdz; foto samazināti, bez metadatiem), kolonnu ieteikums datu importā (kolonnu virsraksti un līdz 3 īsām vērtībām kolonnā) un sadaļā Nodokļi kategoriju ieteikums augšupielādēta bankas izraksta izejošajiem maksājumiem: AI saņem tikai saņēmēja nosaukumu, maksājuma mērķi un summu (bez IBAN un personas koda), un ieteikums stājas spēkā tikai pēc tava apstiprinājuma.

Pirms pirmās AI funkcijas lietotne parāda logu, kurā norādīts, kādi dati un kuriem pakalpojumu sniedzējiem (OpenAI, Anthropic) tiek nosūtīti, un jautā tavu atļauju ("Atļaut" vai "Ne tagad"). Atļauju un tās laiku glabājam pie tava lietotāja konta, un to var jebkurā brīdī mainīt: Profils → AI palīdzība. Bez atļaujas AI funkcijas paliek izslēgtas, un mūsu serveris atsaka katru AI pieprasījumu, tāpēc dati AI pakalpojumu sniedzējiem netiek sūtīti. Uzņēmuma administrators AI funkcijas var izslēgt visam uzņēmumam. Viss, ko izveidojis AI, lietotnē ir atzīmēts ar "Izveidots ar AI", un tu to pārbaudi pirms saglabāšanas; AI pats neko nesaglabā un nesūta. Ja AI rezultāts ir nepareizs vai nepiemērots, pie tā var nospiest "Ziņot par AI rezultātu": ziņojums (AI rezultāta teksts, tavs komentārs, ja to uzraksti, un tavs lietotājs un uzņēmums) nonāk Kvedo atbalstā, un mēs to izmantojam tikai, lai uzlabotu AI funkcijas un atbildētu tev. AI pakalpojumu sniedzēji tavus datus neizmanto modeļu apmācībai.

AI meklēšana tīmeklī ("Cenas veikalos"). Ja uzņēmumam šī funkcija ir pieejama un tu meklē materiāla cenu Latvijas veikalos, mēs uz Anthropic nosūtām tikai preces meklējumu: nosaukumu, ražotāju vai svītrkodu, bez personas datiem un bez uzņēmuma nosaukuma. Anthropic pats meklē publiskās veikalu lapās internetā un atdod atrastās cenas un saites. Rezultātu 24 stundas glabājam kopīgā kešatmiņā bez uzņēmuma datiem, lai to pašu preci nemeklētu atkārtoti; tavus meklējumus (ko un kad meklēji) glabājam pie uzņēmuma konta, lai tu redzētu iepriekšējos rezultātus. Lai parādītu tuvāko veikalu, lietotne var izmantot tālruņa atrašanās vietu: to noapaļojam līdz aptuveni 100 m, izmantojam tikai pieprasījuma laikā mūsu serverī, uz Anthropic nesūtām un neglabājam. Funkcija darbojas tikai ar AI atļauju.

Teksta un attēlu darbus veic Anthropic, runas pārvēršanu tekstā OpenAI. Viņi datus neizmanto modeļu apmācībai un glabā tos ne ilgāk kā 30 dienas drošības uzraudzībai. Uzņēmuma datus AI funkcijās apstrādājam kā apstrādātājs uzņēmuma uzdevumā (sk. 2. sadaļu). Pārējām AI funkcijām pamats ir līgums (6. panta 1. punkta b) apakšpunkts), jo tās izmanto pēc savas izvēles.

8. Kam dati tiek nodoti

Datus nepārdodam un nenododam reklāmas vajadzībām. Mūsu uzdevumā tos apstrādā šie pakalpojumu sniedzēji, katrs tikai to, kas vajadzīgs tā uzdevumam:

Oracle Cloud: serveris, datubāze, privāta failu glabātuve (foto, video, PDF, eksporti) un šifrētas rezerves kopijas. Visi konta un lietotnes dati. Zviedrija, Stokholma (ES).
Anthropic (AI): visas AI funkcijas, izņemot runas pārvēršanu tekstā (saraksts un sūtītie dati 7. sadaļā), arī meklēšana tīmeklī funkcijā "Cenas veikalos". Tikai pēc lietotāja AI atļaujas. ASV. Dati netiek izmantoti modeļu apmācībai un tiek glabāti ne ilgāk par 30 dienām drošības uzraudzībai. kvedo.com čats (bez lietotnes konta) arī izmanto Anthropic, kā aprakstīts 3. sadaļā.
OpenAI (tikai runas pārvēršana tekstā): balss ievade darba aprakstam, balss komandām, diktēšanai teksta laukos un balss komentāriem. Saņem balss ierakstu (līdz 1 minūtei) un uzņēmuma klientu vārdus un ielu nosaukumus kā norādes pareizai rakstībai. Tikai pēc lietotāja AI atļaujas. ASV. Ierakstu neizmanto modeļu apmācībai un glabā ne ilgāk par 30 dienām drošības uzraudzībai. Mūsu serverī balss ievades ierakstu dzēšam uzreiz pēc pārvēršanas; tikai balss komentāra ierakstu glabājam pie komentāra mūsu privātajā krātuvē (ES), līdz tiek dzēsts komentārs, darbs vai konts.
Google Maps Platform: adrešu ieteikumi un brauciena attālums un laiks. Adrese un koordinātas, bez vārdiem. ES un ASV.
Stripe: abonementa apmaksa un, ja uzņēmums to ieslēdz, karšu maksājumi tā klientu rēķiniem (Stripe Connect). Saņem uzņēmuma rekvizītus, IBAN, rēķina numuru un summu; maksātāja kartes datus apstrādā tikai Stripe, mēs tos neredzam. Īrija (ES), daļa apstrādes ASV.
Resend: e-pastu piegāde (rēķini, tāmes un akti klientiem, maksājumu atgādinājumi, paroles atjaunošana, konta un darba paziņojumi, saziņas formas ziņas mums). Saņem saņēmēja e-pasta adresi, vēstules saturu un pielikumus (piemēram, rēķina PDF) un atpakaļ ziņo, vai vēstule piegādāta. Sūtīšana no ES (Īrija), žurnāli ASV.
Sentry: kļūdu ziņojumi no lietotnes un servera. Saņem tikai tehnisku informāciju par kļūdu (ierīces modelis, operētājsistēma, lietotnes versija, ekrāns un vieta kodā, kur kļūda radās) un lietotāja un uzņēmuma numuru, bez vārdiem, e-pastiem, IP adreses, ekrānuzņēmumiem un ievadītā satura. Veiktspējas izsekošanu neizmantojam. Vācija (ES, Sentry ES reģions). Glabā līdz 90 dienām.
Expo: push paziņojumu nodošana un lietotnes atjauninājumi. Push marķieris un paziņojuma teksts; atjauninājumam ierīces IP adrese un lietotnes versija. ASV.
Google Firebase Cloud Messaging un Apple Push Notification service: paziņojuma piegāde līdz tālrunim. Push marķieris un paziņojuma teksts. ES un ASV.
OpenStreetMap Foundation: kartes attēli funkcijā Komanda kartē. Tos pieprasa mūsu serveris, nevis tavs tālrunis, tāpēc personas dati netiek nodoti. Apvienotā Karaliste.
Vercel: vietnes kvedo.com hostings. Apmeklētāja IP adrese servera žurnālos. ES un ASV.
Plausible: anonīma vietnes kvedo.com apmeklējumu statistika, bez sīkdatnēm un bez IP adreses glabāšanas. ES.
Supabase: saziņas formas datubāze un gaidīšanas saraksts, kas savākts līdz 2026. gada 3. novembrim. Īrija (ES).
Cloudflare: tikai domēna vārdu (DNS) pakalpojums. Dati caur to neiet.
Spacemail (Spaceship) un Google Workspace (Gmail): mūsu pastkaste info@kvedo.com. Vēstules un pielikumi. ES un ASV.

Ja apstrādātājs atrodas ārpus Eiropas Ekonomikas zonas, datu nodošana notiek ar Eiropas Komisijas standarta līguma klauzulām vai ES un ASV datu privātuma regulējumu (Data Privacy Framework), ja apstrādātājs tam ir pievienojies. Šo dokumentu kopiju var saņemt, rakstot uz info@kvedo.com.

Par jauna apstrādātāja pievienošanu vai esošā nomaiņu uzņēmumu kontu īpašniekiem paziņojam 30 dienas iepriekš e-pastā un lietotnē. Uzņēmums var iebilst, kā aprakstīts lietošanas noteikumu pielikumā par datu apstrādi.

Datus varam nodot arī valsts iestādēm, ja to prasa likums.

Lietotņu veikalus Google Play un App Store un vietni YouTube pārvalda Google un Apple kā patstāvīgi pārziņi saskaņā ar savām privātuma politikām.

Savienojums ar mākslīgā intelekta asistentiem (piemēram, Claude). Ja lietotājs pats savieno savu Kvedo kontu ar savu MI asistentu, Kvedo pēc lietotāja norādījuma nodod šim asistentam tos datus, kurus lietotājs pieprasa (darbi, klienti, objekti, grafiks un, ja lomai tas atļauts, rēķini). Asistents var arī izveidot vai labot darbus, klientus un piezīmes, katru reizi ar lietotāja apstiprinājumu. Savienojums notiek ar lietotāja paša pieteikšanos un tiesībām, to var jebkurā brīdī atvienot Kvedo iestatījumos (Profils → Parole un drošība → Savienojumi), un tas tiek atvienots arī pēc paroles maiņas. Par datu apstrādi asistenta pusē atbild asistenta pakalpojuma sniedzējs saskaņā ar lietotāja līgumu ar to.

9. Cik ilgi glabājam

gaidīšanas saraksts: līdz ziņai, ka Kvedo ir atvērts, un tad to dzēšam;
saziņas formas ziņas un sarakste ar atbalstu: 24 mēneši;
čata jautājumi un atbildes: 90 dienas; IP adreses jaucējkods ātruma ierobežošanai: 24 stundas;
IP adrese un tās jaucējkods ieiešanas mēģinājumu un formu ierobežošanai: 24 stundas; IP adreses jaucējkods pie gaidīšanas saraksta ieraksta, saziņas formas ziņas, tāmes apstiprinājuma un noteikumu pieņemšanas: tikpat ilgi kā pats ieraksts;
paroles atjaunošanas kodi kopā ar IP adresi: 24 stundas;
ieejas atslēgas (sesijas): 7 dienas pēc to derīguma beigām;
konta un uzņēmuma dati, lietotnes dati un noteikumu pieņemšana: kamēr konts pastāv;
divpakāpju ieiešanas atslēga un kodi: līdz tā izslēgšanai;
mūsu izrakstītie rēķini: 5 gadi, jo to prasa grāmatvedības normatīvi; uzņēmuma izrakstītie rēķini klientiem: 5 gadi arī pēc konta dzēšanas, kā noteikts lietošanas noteikumos, un pirms dzēšanas tos var lejupielādēt (Uzņēmums, Datu eksports);
abonementa atcelšanas anketa: 24 mēneši, pēc tam tikai kopskaitļi bez teksta;
AI palīga sarunas: 12 mēneši pēc pēdējās ziņas;
nenosūtīts balss komentārs: 72 stundas; balss ieraksti pārvēršanai tekstā: netiek glabāti;
Komanda kartē pēdējais punkts: līdz darba beigām, ne ilgāk kā 24 stundas;
darba darbību vēsture ar vietu un automātiskā darba laika notikumi: 12 mēneši;
datu eksporta faili: līdz saites derīguma beigām;
kļūdu ziņojumi (Sentry): līdz 90 dienām;
servera piekļuves žurnāli ar IP adresēm: 14 dienas;
rezerves kopijas: datubāze 90 dienas, faili 30 dienas; dzēsti dati no rezerves kopijām pazūd ne vēlāk kā šajā laikā, un līdz tam tos neizmantojam;
prombūtnes, arī slimības dienas un slimības lapas numurs: kamēr tās glabā uzņēmums, dzēšot darbinieka kontu vai uzņēmumu, tiek dzēstas;
foto uzņemšanas vieta (EXIF GPS): kopā ar foto;
karšu maksājumu ieraksti (maksājuma identifikators, summa, datums, maksātāja vārds): kopā ar rēķinu;
"Cenas veikalos" rezultāti: kopīgā kešatmiņā 24 stundas; uzņēmuma meklējumi, kamēr pastāv konts;
AI atļauja: kamēr pastāv lietotāja konts;
ziņojumi par AI rezultātu un citi atbalsta pieprasījumi: 24 mēneši;
AI pakalpojumu sniedzēju pusē: ne ilgāk kā 30 dienas.

10. Kā aizsargājam datus

Visi savienojumi ir šifrēti (HTTPS/TLS). Paroles glabājam tikai kā jaucējkodus, ir divpakāpju ieiešana, īslaicīgas ieejas atslēgas, aktīvo sesiju saraksts ar iespēju iziet no citām ierīcēm un pieteikšanās mēģinājumu ierobežošana. Katra uzņēmuma dati ir nošķirti katrā pieprasījumā, un to pārbauda automātiski testi. Faili glabājas privātā glabātuvē, un tos atver tikai ar saiti, kas derīga ierobežotu laiku. Rezerves kopijas ir šifrētas, un to atjaunošana ir pārbaudīta. Ja drošības incidents skar datus, kuru pārzinis esam mēs, un var radīt risku tavām tiesībām, 72 stundu laikā no brīža, kad par to uzzinām, paziņosim Datu valsts inspekcijai, bet, ja risks ir augsts, bez kavēšanās arī tev. Ja incidents skar datus, ko apstrādājam uzņēmuma uzdevumā, bez kavēšanās paziņosim uzņēmumam.

11. Tavas tiesības

Tev ir tiesības:

uzzināt, kādi tavi dati mums ir, un saņemt to kopiju;
izlabot nepareizus datus;
lūgt datus dzēst;
lūgt apstrādi ierobežot;
saņemt savus datus pārnesamā formātā: lietotnē ir pilns uzņēmuma datu eksports (Uzņēmums, Datu eksports);
atteikties no e-pastiem ar padomiem izmēģinājuma laikā (saite katrā e-pastā vai lietotnē: Profils, Paziņojumi, Padomi);
atsaukt piekrišanu jebkurā brīdī; tas neietekmē apstrādi līdz atsaukumam.

Konta dzēšana. Kontu var dzēst tieši lietotnē: Profils → Dzēst kontu (ar paroles apstiprinājumu), vai tīmeklī: https://app.kvedo.com/konta-dzesana. Vari arī rakstīt uz info@kvedo.com. Dzēšot darbinieka kontu, neatgriezeniski dzēšam visus viņa personas datus: vārdu, e-pastu, tālruni, pieteikšanos, parakstu, atrašanās vietas vēsturi, automātiskā darba laika ierakstus, prombūtnes (arī slimības dienas), balss komentārus un AI atļauju; akta parakstīšanas pierakstā viņa IP adresi un GPS punktu anonimizējam. Paliek tikai tas, ko uzņēmumam liek glabāt grāmatvedības likums: izrakstītie rēķini un pieņemšanas akti, ko uzņēmums glabā 5 gadus. Ja esi uzņēmuma vienīgais administrators, konta dzēšana dzēš visu uzņēmumu un visus tā datus, izņemot to pašu likumā prasīto.

Tiesības iebilst. Tu vari jebkurā brīdī iebilst pret apstrādi, kas balstīta uz mūsu leģitīmajām interesēm (3., 4. un 13. sadaļa). Tad apstrādi pārtrauksim, ja vien mums nav svarīgu leģitīmu iemeslu, kas ir svarīgāki par tavām interesēm, vai dati nav vajadzīgi prasījumu celšanai vai aizstāvībai. Pret datu izmantošanu tiešajā tirgvedībā vari iebilst vienmēr, un tad to pārtraucam bez nosacījumiem.

Raksti uz info@kvedo.com. Atbildēsim viena mēneša laikā; sarežģītos gadījumos šo laiku varam pagarināt vēl par diviem mēnešiem, par to paziņojot. Pirms atbildes varam lūgt apstiprināt, ka dati ir tavi. Ja jautājums ir par datiem, ko apstrādājam uzņēmuma uzdevumā, nodosim to uzņēmumam un palīdzēsim tam atbildēt.

Ja uzskati, ka rīkojamies nepareizi, vari iesniegt sūdzību Datu valsts inspekcijai: Elijas iela 17, Rīga, LV-1050, pasts@dvi.gov.lv, +371 67223131.

12. Sīkdatnes un dati tavā ierīcē

Vietne kvedo.com pati neizmanto sīkdatnes. Tavā ierīcē dati tiek saglabāti tikai šajos gadījumos:

čats glabā sarunu pārlūka sesijā (sessionStorage) līdz cilnes aizvēršanai, lai tā nepazustu, pārejot uz citu lapu;
konta lapas un app.kvedo.com pēc ieiešanas glabā pārlūkā vienu ieejas atslēgu, lai nebūtu jāieiet katru reizi; ja atzīme Atcerēties mani nav ieslēgta, tikai līdz cilnes aizvēršanai. Izejot no konta, atslēga tiek dzēsta;
mobilā lietotne tālrunī glabā ieejas atslēgu drošā glabātuvē, iestatījumus un datus darbam bez signāla;
ja nospied atskaņot video pamācībā, YouTube var saglabāt datus tavā pārlūkā (sk. 3. sadaļu).

Pirmie trīs ir vajadzīgi, lai pakalpojums, ko pats izmanto, darbotos, tāpēc piekrišana tiem nav jāprasa.

13. Uzņēmumu kontakti, ko izmantojam saziņai par Kvedo

Mēs rakstām Latvijas būvniecības un inženiertīklu uzņēmumiem, lai pastāstītu par Kvedo un uzzinātu, vai tas viņiem noderētu.

Kontaktinformāciju mēs neesam pirkuši. Tā ir ņemta no publiskiem reģistriem un paša uzņēmuma publicētas informācijas:

Būvniecības informācijas sistēmas (BIS) būvkomersantu reģistrs un būvspeciālistu reģistrs;
Uzņēmumu reģistra atvērtie dati;
uzņēmumu gada pārskati;
paša uzņēmuma mājaslapa.

Rakstām arī namu apsaimniekotājiem un grāmatvedības uzņēmumiem, lai uzzinātu, kā viņi strādā, un lūgtu viedokli par Kvedo. Apsaimniekotāju kontaktus ņemam no BIS Dzīvojamo māju pārvaldnieku reģistra, grāmatvedības uzņēmumu kontaktus no to pašu mājaslapām, bet uzņēmumu sarakstu no VID atvērtajiem datiem.

Par katru uzņēmumu glabājam nosaukumu, reģistrācijas numuru, publicēto e-pasta adresi, mājaslapas adresi un publiski pieejamo informāciju par darbības jomu un darbinieku skaitu. Ja publicētā adrese ir konkrēta darbinieka vārda adrese uzņēmuma domēnā, tā ir personas dati, un uz to attiecas šī sadaļa.

Tiesiskais pamats ir mūsu leģitīmās intereses (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts): piedāvāt savu produktu uzņēmumiem, kuriem tas pēc to darbības jomas varētu būt vajadzīgs. Esam izvērtējuši, ka šāda saziņa neaizskar adresāta tiesības: tā notiek uz darba adresi, par darba jautājumu, un to jebkurā brīdī var apturēt ar vienu vārdu.

Vienam uzņēmumam nosūtām ne vairāk kā četras vēstules. Ja atbildat "nē" vai citādi norādāt, ka neinteresē, mēs pārtraucam un vairs nerakstām.

Vēstules sūtām no info@kvedo.com. Pastkasti nodrošina Spacemail (Spaceship), un saraksti apstrādājam Google (Gmail) pastkastē, tāpēc šie pakalpojumu sniedzēji apstrādā vēstuļu saturu mūsu uzdevumā. Kontaktu sarakstu glabājam savā datubāzē.

Datus glabājam, kamēr tie ir vajadzīgi šai saziņai, un ne ilgāk kā 24 mēnešus pēc pēdējās vēstules. Ja esat atteicies, saglabājam tikai adresi sarakstā, kam vairs nerakstām, kamēr sūtām šādas vēstules, lai nejauši neuzrakstītu vēlreiz.

Lai iebilstu pret apstrādi vai lūgtu dzēst savus datus, rakstiet uz info@kvedo.com.

14. Bērni

Kvedo ir paredzēts uzņēmumiem un to darbiniekiem. Tas nav domāts personām, kas jaunākas par 16 gadiem, un apzināti viņu datus nevācam.

15. Izmaiņas

Ja politika mainās, nomainīsim datumu lapas augšā. Par būtiskām izmaiņām paziņosim arī lietotnē vai e-pastā, pirms tās stājas spēkā.