Язык: RU
ЗаписатьсяМеню

Политика конфиденциальности

Последние изменения: 

1. Кто мы

За данные, которые обрабатываются на сайте kvedo.com, в веб-приложении app.kvedo.com и в мобильном приложении Kvedo, отвечает SIA "Kvedo" (регистрационный номер 40203788443, юридический адрес Bāriņu iela 4/6-36, Liepāja, LV-3401).

По вопросам конфиденциальности: info@kvedo.com, +371 27 30 60 77 (Erlens), +371 20 51 05 02 (Rūdolfs).

Специалист по защите данных у нас не назначен, так как закон этого не требует. На все вопросы о данных отвечаем сами.

2. Когда мы контролер, а когда обработчик

Мы являемся контролером данных, которые собираем сами для своих нужд: посещения сайта, лист ожидания, форма обратной связи и чат, аккаунты, подписки, поддержка и наше общение с тобой.

Для данных, которые компания вводит в Kvedo в своей работе (клиенты, работы, рабочее время, материалы, счета, фото, местоположение сотрудников), контролером является сама компания. Мы обрабатываем их как обработчик по ее поручению, в соответствии с приложением к условиям использования об обработке данных. Если ты сотрудник или клиент компании и у тебя есть вопрос об этих данных, сначала обратись в компанию. Мы поможем компании ответить.

В этой политике мы описываем оба случая, чтобы было видно все, что происходит с данными.

3. Сайт kvedo.com

Посещение. Сайт не использует файлы cookie, аналитику и рекламное отслеживание. Сайт размещен на Vercel, в журналы сервера которого на короткое время попадает IP-адрес посетителя, как это происходит на любом веб-сервере. Шрифты наши собственные, а не от Google. Основание: наши законные интересы показывать сайт и защищать его (пункт f) части 1 статьи 6 ОРЗД).

Лист ожидания. Храним адрес электронной почты, который ты вводишь, дату и время регистрации, язык страницы, отметку о том, с какой страницы пришла заявка, и хеш сетевого адреса (IP), а не сам адрес, чтобы останавливать массовые заявки. Цель: сообщить тебе, когда приложение станет доступно, и предоставить скидку 50% на первый месяц, если ты создашь аккаунт с этим же адресом электронной почты. Ничего другого с адресом не делаем. Основание: твое согласие (пункт a) части 1 статьи 6), которое ты можешь отозвать в любой момент, написав на info@kvedo.com.

Форма обратной связи. Храним имя, адрес электронной почты, телефон, если ты его указываешь, вопрос, время отправки, язык страницы, отметку о том, отправлено ли сообщение с сайта или из аккаунта, и хеш IP-адреса. Уведомление о новом сообщении отправляется нам по электронной почте. Цель: ответить на твой вопрос. Основание: наши законные интересы ответить на сообщение, которое ты сам отправил (пункт f)).

Чат на сайте. Если ты задаешь вопрос в чате, он попадает на наш сервер и к поставщику услуг ИИ Anthropic, который готовит ответ. Храним вопрос, ответ, язык страницы и случайный номер беседы, чтобы видеть, на что не хватает ответов. Твой IP-адрес не храним; для ограничения частоты запросов храним только его хеш. Не пиши в чате пароли, данные карт и персональные коды. Ответы готовит бот, а не человек. Основание: наши законные интересы отвечать на вопросы о Kvedo (пункт f)).

Видеоинструкции. Видео на странице Помощь размещены на YouTube. Пока ты не нажмешь воспроизведение, с YouTube ничего не загружается. Рядом с видео есть указание об этом. Когда ты нажимаешь, видео загружается с youtube-nocookie.com, и Google как самостоятельный контролер получает твой IP-адрес и может сохранять данные в твоем браузере в соответствии со своей политикой конфиденциальности. Основание: твое согласие, которое ты даешь, нажимая воспроизведение (пункт a) части 1 статьи 6).

Страница статуса. Ссылка Статус открывает отдельную страницу status.kvedo.com, на которой видно, работает ли Kvedo.

4. Аккаунт и подписка

Данные аккаунта. Название компании, твое имя, имя пользователя, адрес электронной почты, телефон, если ты его указываешь, роль в компании, язык и настройки. Пароль храним только в виде хеша, поэтому сами прочитать его не можем. Если ты включаешь двухэтапный вход, храним его секретный ключ в зашифрованном виде и коды восстановления в виде хешей. Также храним ключи входа в виде хешей, название устройства в списке активных сессий и последнюю версию приложения, с которой ты входил.

Данные компании. Реквизиты и настройки, которые ты вводишь: электронная почта, телефон, адрес, регистрационный номер и номер плательщика НДС, банковский счет для счетов, логотип, нумерация счетов и смет, страна, часовой пояс, валюта. Если компанию ищут по названию или номеру, реквизиты заполняем из открытых данных Регистра предприятий (data.gov.lv).

Пользователи, добавленные компанией. Если тебя в Kvedo добавил работодатель, мы получили от него твое имя, имя пользователя, электронную почту, телефон и роль. Также храним запись о том, кто и когда тебя добавил.

Безопасность. При каждой попытке создания аккаунта, входа, выхода, смены пароля и двухэтапного входа храним IP-адрес и отметку о том, к какому аккаунту она относится, чтобы ограничивать подбор паролей. Код восстановления пароля храним вместе с IP-адресом того, кто его запросил.

Принятие условий. Когда ты соглашаешься с условиями использования и подтверждаешь, что ознакомился с этой политикой, храним версию, время, платформу и хеш IP-адреса, чтобы это можно было доказать.

Подписка и платежи. Храним план, статус подписки, номер клиента Stripe и наши счета тебе. Платежи обрабатывает Stripe. Когда ты выбираешь план, Stripe получает название компании, адрес, номер плательщика НДС и электронную почту. Данные карты ты вводишь на странице Stripe, мы их не видим и не храним. Если ты отменяешь подписку, мы можем попросить заполнить короткую анкету о причине; она не обязательна.

Реферальная программа. Если ты порекомендовал Kvedo другой компании, храним, кто порекомендовал, какую компанию и какую скидку это дало.

Сообщения в пробный период. В пробный период мы можем отправлять администратору компании несколько писем и уведомлений с советами, как начать. В каждом письме есть ссылка, чтобы от них отказаться, и их можно отключить в приложении: Профиль, Уведомления, Советы. После оформления подписки они прекращаются.

Поддержка. Если ты пишешь нам по электронной почте, звонишь или отправляешь сообщение в приложении, храним переписку, чтобы ответить.

Мониторинг ошибок. Когда в приложении или на сервере возникает ошибка, Sentry получает техническую информацию: устройство, версию приложения, место ошибки и внутренний номер пользователя и компании. Имена, адреса электронной почты, IP-адреса, пароли и введенное содержимое не отправляем.

Наши администраторы. Наши сотрудники получают доступ к данным компании, только если это нужно для поддержки или безопасности. Каждое такое действие записываем в журнал с указанием причины.

Основание. Для работы аккаунта, подписки и приложения: договор с тобой или твоей компанией (пункт b) части 1 статьи 6). Для аккаунтов сотрудников, которые создает компания: законные интересы наши и компании, чтобы сотрудник мог пользоваться услугой, которую компания купила (пункт f)). Для безопасности, исправления ошибок, поддержки, анкеты и советов в пробный период: наши законные интересы (пункт f)). Для наших счетов: юридическая обязанность, нормативные акты о бухгалтерском учете (пункт c)). Данные аккаунта нужны для заключения договора: без электронной почты или имени пользователя и пароля аккаунт не может работать.

5. Данные, которые компания вводит в приложение

Эти данные мы обрабатываем как обработчик по поручению компании (см. раздел 2). В приложении могут быть:

  • клиенты: имя или название, адрес, электронная почта, телефон, регистрационный номер и номер плательщика НДС;
  • работы, проекты и оборудование: описания, адреса, сроки, чек-листы, комментарии, назначенные сотрудники и история работ;
  • рабочее время: начало, конец, перерывы и поездки;
  • материалы, склад, закупки и расходы;
  • сметы, счета, кредитовые счета, акты приемки и условия договоров, с реквизитами обеих сторон;
  • подписи: подпись пользователя для документов и подпись клиента на акте, которую клиент рисует на телефоне;
  • фото и видео: фото объекта и видео до 2 минут; если это сохранено в файле фото, храним время и место (координаты), где сделано фото, а сам файл храним без этих метаданных;
  • документы и чертежи: чеки, накладные, счета, PDF и файлы чертежей, которые ты загружаешь;
  • голос: если ты используешь голосовой ввод или голосовые команды, запись отправляем на преобразование в текст и сразу удаляем; если ты записываешь голосовой комментарий, запись хранится вместе с комментарием, чтобы его можно было прослушать;
  • импортированные файлы: таблицы с клиентами или материалами, которые ты загружаешь;
  • уведомления: токен push-уведомлений для телефона и текст уведомлений (например, название работы и клиент).

Что видит клиент компании. Когда компания отправляет смету или счет, клиент получает письмо со ссылкой на страницу. Если клиент утверждает или отклоняет смету, храним его имя, комментарий, время, название браузера и хеш IP-адреса, чтобы было видно, кто и когда это сделал. Если компания включает напоминания об оплате, мы отправляем их на указанный в счете адрес электронной почты клиента от имени компании.

Навигация. Если в приложении ты нажимаешь, чтобы поехать по адресу, адрес открывается в твоем навигационном приложении (например, Waze или Google Maps), которое обрабатывает его в соответствии со своими условиями.

Данные каждой компании отделены от данных других компаний. Внутри компании каждый пользователь видит только то, что позволяет его роль.

6. Местоположение

Местоположение используем только в этих случаях:

  • Поездки и адреса. Когда ты начинаешь поездку или задаешь базу по местоположению, сохраняем точку начала поездки или точку базы. Для подсказок адресов, а также расстояния и времени поездки наш сервер отправляет Google адрес или координаты, без имен и данных счетов.
  • Команда на карте. Если компания включает эту функцию, приложение, пока у сотрудника начато рабочее время и приложение открыто, отправляет последнее местоположение телефона (координаты, точность, приблизительный адрес, во время поездки также направление и скорость). Его видят администраторы и диспетчеры компании. Храним только последнюю точку и удаляем ее, когда работа заканчивается, не позднее чем через 24 часа. Адрес по координатам определяет операционная система телефона (Google на телефонах Android, Apple на iPhone).
  • История рабочих действий. Если в компании включена функция Команда на карте, в моменты рабочих действий (выезд, прибытие, начало, пауза, продолжение, завершение работы, добавление фото, подписи или счета) сохраняем место, точность, адрес и расстояние до адреса работы, чтобы компания могла проверить, выполнена ли работа на объекте. Если действие происходит вне места работы, руководители могут получить уведомление. Непрерывный маршрут не строим. Храним 12 месяцев.
  • Автоматическое рабочее время. Если компания его включает и ты сам на своем телефоне на это соглашаешься, приложение в фоновом режиме замечает, когда ты прибываешь на сегодняшнее место работы или покидаешь его, и начинает или заканчивает рабочее время. На сервер отправляем только событие "прибыл" или "ушел" со временем, без координат. О каждом таком случае ты получаешь уведомление с кнопкой Отменить, и функцию можешь отключить в любой момент. Храним 12 месяцев.
  • Фото. Если в файле фото сохранено место съемки, храним его вместе с фото (см. раздел 5).

В фоновом режиме местоположение используем только для автоматического рабочего времени и только если ты сам это разрешаешь на своем телефоне. Что о тебе сейчас видит руководитель, можешь посмотреть в приложении: Профиль, Что видит руководитель. Местоположение на работе обрабатываем по поручению работодателя, поэтому с вопросами сначала обращайся к работодателю.

7. Искусственный интеллект

Часть работы в приложении выполняет искусственный интеллект (ИИ). Каждый результат ИИ отмечен надписью "Создано с помощью ИИ", и человек проверяет и подтверждает его, прежде чем он будет сохранен. ИИ не принимает решений, которые имели бы для тебя юридические последствия; автоматизированное принятие решений в смысле статьи 22 ОРЗД мы не осуществляем.

Функции ИИ и что они получают:

  • чтение чеков, накладных и документов: изображение документа или PDF (фото уменьшаем и удаляем метаданные);
  • создание работы из текста или голоса: описание работы или расшифровка голоса, вместе с именами клиентов и сотрудников компании и названиями улиц в качестве подсказок для правописания;
  • голосовые команды и AI-помощник: твой вопрос или команда и данные компании, необходимые для ответа; беседы с помощником храним в твоем аккаунте;
  • выбор иконки работы: название работы;
  • исправление грамматики, если оно включено: содержимое одного текстового поля;
  • описание фото в экспорте, если оно включено: фото работы (уменьшенное, без метаданных; на фото могут быть видны люди или адреса);
  • преобразование речи в текст: голосовая запись до 1 минуты.

Задачи с текстом и изображениями выполняет Anthropic, преобразование речи в текст OpenAI (в резерве Google Gemini). Они не используют данные для обучения моделей и хранят их не дольше 30 дней для мониторинга безопасности. Данные компании в функциях ИИ мы обрабатываем как обработчик по поручению компании (см. раздел 2). Для остальных функций ИИ основание: договор (пункт b) части 1 статьи 6), так как ими пользуются по собственному выбору.

8. Кому передаются данные

Данные не продаем и не передаем для рекламных целей. По нашему поручению их обрабатывают следующие поставщики услуг, каждый только то, что нужно для его задачи:

  • Oracle Cloud: сервер, база данных, частное файловое хранилище (фото, видео, PDF, экспорты) и зашифрованные резервные копии. Все данные аккаунтов и приложения. Швеция, Стокгольм (ЕС).
  • Anthropic: функции ИИ в приложении и чат на сайте (см. разделы 3 и 7). США.
  • OpenAI и Google Gemini: преобразование речи в текст. США и ЕС.
  • Google Maps Platform: подсказки адресов, а также расстояние и время поездки. Адрес и координаты, без имен. ЕС и США.
  • Stripe: платежи за подписку. Название компании, адрес, номер плательщика НДС, электронная почта; данные карты только у Stripe. Ирландия (ЕС), частично США. Для предотвращения мошенничества и выполнения своих юридических обязанностей Stripe действует как самостоятельный контролер.
  • Resend: отправка писем (сметы и счета клиентам, напоминания, восстановление пароля, уведомления, сообщения из формы обратной связи нам). Адрес получателя, содержимое, вложения. Отправляет из Ирландии (ЕС), журналы в США.
  • Sentry: мониторинг ошибок, только техническая информация. Германия (ЕС).
  • Expo: передача push-уведомлений и обновления приложения. Push-токен и текст уведомления; для обновления IP-адрес устройства и версия приложения. США.
  • Google Firebase Cloud Messaging и Apple Push Notification service: доставка уведомлений на телефон. Push-токен и текст уведомления. ЕС и США.
  • OpenStreetMap Foundation: изображения карты в функции Команда на карте. Их запрашивает наш сервер, а не твой телефон, поэтому персональные данные не передаются. Великобритания.
  • Vercel: хостинг сайта kvedo.com. IP-адрес посетителя в журналах сервера. ЕС и США.
  • Supabase: база данных листа ожидания и формы обратной связи. Ирландия (ЕС).
  • Cloudflare: только служба доменных имен (DNS). Данные через нее не проходят.
  • Spacemail (Spaceship) и Google Workspace (Gmail): наш почтовый ящик info@kvedo.com. Письма и вложения. ЕС и США.

Если обработчик находится за пределами Европейской экономической зоны, передача данных осуществляется на основании стандартных договорных положений Европейской комиссии или Рамочной программы ЕС и США по конфиденциальности данных (Data Privacy Framework), если обработчик к ней присоединился. Копию этих документов можно получить, написав на info@kvedo.com.

О добавлении нового обработчика или замене существующего мы сообщаем владельцам аккаунтов компаний за 30 дней по электронной почте и в приложении. Компания может возразить, как описано в приложении к условиям использования об обработке данных.

Данные мы можем передавать также государственным учреждениям, если этого требует закон.

Магазинами приложений Google Play и App Store и сайтом YouTube управляют Google и Apple как самостоятельные контролеры в соответствии со своими политиками конфиденциальности.

9. Как долго храним

  • лист ожидания: до сообщения о доступности приложения и еще 3 месяца после него, чтобы можно было предоставить скидку, но не дольше 24 месяцев с момента регистрации;
  • сообщения из формы обратной связи и переписка с поддержкой: 24 месяца;
  • вопросы и ответы чата: 90 дней; хеш IP-адреса для ограничения частоты запросов: 24 часа;
  • IP-адрес и его хеш для ограничения попыток входа, листа ожидания и форм: 24 часа; хеш IP-адреса при записи листа ожидания, сообщении формы обратной связи, утверждении сметы и принятии условий: столько же, сколько сама запись;
  • коды восстановления пароля вместе с IP-адресом: 24 часа;
  • ключи входа (сессии): 7 дней после окончания срока их действия;
  • данные аккаунта и компании, данные приложения и принятие условий: пока существует аккаунт;
  • ключ и коды двухэтапного входа: до его отключения;
  • выставленные нами счета: 5 лет, так как этого требуют нормативные акты о бухгалтерском учете; счета, выставленные компанией клиентам: 5 лет также после удаления аккаунта, как установлено в условиях использования, и до удаления их можно скачать (Компания, Экспорт данных);
  • анкета об отмене подписки: 24 месяца, после этого только общие числа без текста;
  • беседы с AI-помощником: 12 месяцев после последнего сообщения;
  • неотправленный голосовой комментарий: 72 часа; голосовые записи для преобразования в текст: не хранятся;
  • последняя точка в функции Команда на карте: до окончания работы, не дольше 24 часов;
  • история рабочих действий с местом и события автоматического рабочего времени: 12 месяцев;
  • файлы экспорта данных: до окончания срока действия ссылки;
  • записи об ошибках в Sentry: 90 дней;
  • журналы доступа к серверу с IP-адресами: 14 дней;
  • резервные копии: база данных 90 дней, файлы 30 дней; удаленные данные исчезают из резервных копий не позднее этого срока, и до этого мы их не используем;
  • на стороне поставщиков услуг ИИ: не дольше 30 дней.

Удаление аккаунта. Аккаунт можно удалить в приложении: Профиль, Удалить аккаунт, или написав на info@kvedo.com. Удаление аккаунта сотрудника удаляет его имя, электронную почту и телефон и отключает вход; история работ компании остается без этих данных. Если ты единственный администратор компании, удаление удаляет всю компанию и ее данные, кроме выставленных счетов, которые мы храним 5 лет.

10. Как мы защищаем данные

Все соединения зашифрованы (HTTPS/TLS). Пароли храним только в виде хешей, есть двухэтапный вход, кратковременные ключи входа, список активных сессий с возможностью выйти с других устройств и ограничение попыток входа. Данные каждой компании отделяются при каждом запросе, и это проверяют автоматические тесты. Файлы хранятся в частном хранилище и открываются только по ссылке, действующей ограниченное время. Резервные копии зашифрованы, и их восстановление проверено. Если инцидент безопасности затрагивает данные, контролером которых являемся мы, и может создать риск для твоих прав, в течение 72 часов с момента, когда мы о нем узнаем, мы сообщим Государственной инспекции данных (Datu valsts inspekcija), а если риск высокий, без промедления также тебе. Если инцидент затрагивает данные, которые мы обрабатываем по поручению компании, без промедления сообщим компании.

11. Твои права

Ты имеешь право:

  • узнать, какие твои данные у нас есть, и получить их копию;
  • исправить неверные данные;
  • попросить удалить данные;
  • попросить ограничить обработку;
  • получить свои данные в переносимом формате: в приложении есть полный экспорт данных компании (Компания, Экспорт данных);
  • отказаться от писем с советами в пробный период (ссылка в каждом письме или в приложении: Профиль, Уведомления, Советы);
  • отозвать согласие в любой момент; это не влияет на обработку до отзыва.

Право на возражение. Ты можешь в любой момент возразить против обработки, основанной на наших законных интересах (разделы 3, 4 и 13). Тогда мы прекратим обработку, если только у нас нет веских законных оснований, которые важнее твоих интересов, или данные не нужны для предъявления или защиты требований. Против использования данных в прямом маркетинге ты можешь возразить всегда, и тогда мы прекращаем его без условий.

Пиши на info@kvedo.com. Ответим в течение одного месяца; в сложных случаях этот срок мы можем продлить еще на два месяца, сообщив об этом. Перед ответом мы можем попросить подтвердить, что данные твои. Если вопрос касается данных, которые мы обрабатываем по поручению компании, мы передадим его компании и поможем ей ответить.

Если считаешь, что мы действуем неправильно, можешь подать жалобу в Государственную инспекцию данных (Datu valsts inspekcija): Elijas iela 17, Rīga, LV-1050, pasts@dvi.gov.lv, +371 67223131.

12. Файлы cookie и данные на твоем устройстве

Сайт kvedo.com сам не использует файлы cookie. На твоем устройстве данные сохраняются только в этих случаях:

  • чат хранит беседу в сессии браузера (sessionStorage) до закрытия вкладки, чтобы она не пропала при переходе на другую страницу;
  • страницы аккаунта и app.kvedo.com после входа хранят в браузере один ключ входа, чтобы не нужно было входить каждый раз; если отметка Запомнить меня не включена, только до закрытия вкладки. При выходе из аккаунта ключ удаляется;
  • мобильное приложение хранит на телефоне ключ входа в защищенном хранилище, настройки и данные для работы без сигнала;
  • если ты нажимаешь воспроизведение видеоинструкции, YouTube может сохранить данные в твоем браузере (см. раздел 3).

Первые три нужны для работы услуги, которой ты сам пользуешься, поэтому согласие на них запрашивать не требуется.

13. Контакты компаний, которые мы используем для общения о Kvedo

Мы пишем латвийским компаниям в сфере строительства и инженерных сетей, чтобы рассказать о Kvedo и узнать, было бы оно им полезно.

Контактную информацию мы не покупали. Она взята из публичных регистров и информации, опубликованной самой компанией:

  • регистр строительных предпринимателей и регистр строительных специалистов Информационной системы строительства (BIS);
  • открытые данные Регистра предприятий;
  • годовые отчеты компаний;
  • сайт самой компании.

О каждой компании храним название, регистрационный номер, опубликованный адрес электронной почты, адрес сайта и общедоступную информацию о сфере деятельности и числе сотрудников. Если опубликованный адрес является именным адресом конкретного сотрудника в домене компании, это персональные данные, и на него распространяется этот раздел.

Правовое основание: наши законные интересы (пункт f) части 1 статьи 6 ОРЗД): предлагать свой продукт компаниям, которым он по их сфере деятельности может быть нужен. Мы оценили, что такое общение не ущемляет права адресата: оно ведется на рабочий адрес, по рабочему вопросу, и его в любой момент можно остановить одним словом.

Одной компании мы отправляем не более четырех писем. Если вы отвечаете "нет" или иначе даете понять, что не заинтересованы, мы прекращаем и больше не пишем.

Письма отправляем с info@kvedo.com. Почтовый ящик обеспечивает Spacemail (Spaceship), а переписку мы обрабатываем в почтовом ящике Google (Gmail), поэтому эти поставщики услуг обрабатывают содержимое писем по нашему поручению. Список контактов храним в своей базе данных.

Данные храним, пока они нужны для этого общения, и не дольше 24 месяцев после последнего письма. Если вы отказались, сохраняем только адрес в списке тех, кому больше не пишем, пока отправляем такие письма, чтобы случайно не написать снова.

Чтобы возразить против обработки или попросить удалить свои данные, пишите на info@kvedo.com.

14. Дети

Kvedo предназначен для компаний и их сотрудников. Он не предназначен для лиц младше 16 лет, и мы сознательно не собираем их данные.

15. Изменения

Если политика изменится, мы обновим дату вверху страницы. О существенных изменениях мы также сообщим в приложении или по электронной почте до того, как они вступят в силу.