Как пользоваться Kvedo

Клиент, адрес, что сделать, когда и кто. Всё в одной форме.

1. 1

   Начните новую работу

   Откройте раздел Работы и нажмите Новая работа. Такая же кнопка есть и на главном экране.

   Нажмите Новая работа

2. 2

   Выберите клиента

   Начните с клиента: выберите его из списка или найдите через поиск по имени, адресу или телефону. Для нового клиента есть кнопка Новый клиент.

   Нажмите на имя клиента

3. 3

   Напишите, что сделать

   Впишите короткое название, иконку Kvedo подберёт сам. В поле Описание запишите то, что мастеру нужно знать до выезда.

4. 4

   Адрес и время

   Адрес клиента подставляет кнопка Использовать адрес клиента, если работа в другом месте, впишите свой. Время поставьте кнопкой Завтра 8:00 или выберите сами. В Другие настройки укажите плановую длительность.

5. 5

   Выберите, кто выполнит

   Нажмите на поле Кто выполняет и выберите сотрудника. Если оставить Не назначено, работу можно распределить позже.

   Нажмите Артём Соколов

6. 6

   Выберите вид оплаты

   Почасовая ставка: в счёт попадает записанное время по вашей ставке. Фиксированная цена: впишите оговорённую сумму, и часы в счёт не войдут.

   Нажмите Создать работу

7. 7

   Работа создана

   Открывается карточка новой работы с номером. В разделе Работы, в виде График, она стоит на своём дне со временем и клиентом.

Повторяющиеся работы готовят один раз. Потом они создаются одним нажатием или сами.

1. 1

   Откройте шаблоны работ

   Шаблон это заготовка работы: название, описание, длительность и чек-лист. Он пригодится для работ, которые вы делаете часто. Шаблоны находятся в разделе Компания.

   Нажмите Шаблоны работ

2. 2

   Ваши шаблоны

   В списке видно название каждого шаблона и клиента, если он указан. Значок Раз в месяц показывает, что работа повторяется. Новый шаблон начинают кнопкой Добавить шаблон.

   Нажмите на шаблон

3. 3

   Что в шаблоне

   Название и описание попадут в каждую работу из этого шаблона, как и Плановая длительность. Клиент не обязателен: шаблон без клиента можно взять для любого клиента.

4. 4

   Работа, которая повторяется

   У этого шаблона есть клиент, а в поле Повторение выбрано Раз в месяц. В день, указанный в Следующая дата, Kvedo сам создаёт новую работу и переносит дату на месяц вперёд.

5. 5

   Работа из шаблона

   Работу можно создать и сразу, не дожидаясь даты. То же самое есть в форме Новая работа, кнопка Начать с шаблона: поля заполнятся сами.

   Нажмите Создать работу

6. 6

   Работа с чек-листом

   Работа создана с названием, описанием, клиентом и адресом из шаблона. Если у шаблона есть чек-лист, работа получает и его. Осталось назначить время и исполнителя.

Что нажимать в телефоне от выезда до завершённой работы.

1. 1

   Откройте свою работу

   В разделе Работы нажмите Фильтры и выберите Мои работы, чтобы остались только ваши работы. Откройте ту, на которую едете.

   Нажмите на работу

2. 2

   Начните поездку

   Вверху статус показывает путь: В пути, В процессе, Завершена. Когда выезжаете, нажмите кнопку внизу: откроется навигация, а Kvedo начнёт считать время в дороге.

   Нажмите Ехать по адресу

3. 3

   На месте начните работу

   Видео перемотано вперёд, вы уже на месте. Теперь поездка закроется, и пойдёт рабочее время.

   Нажмите Начать работу

4. 4

   Добавьте материал

   Прокрутите до Материалы, нажмите Добавить материал и найдите нужное в каталоге. Плюсом укажите количество. Источник показывает, взято это со склада или куплено по дороге.

   Нажмите Добавить к работе

5. 5

   Добавьте фото

   Нажмите Фото и снимите сделанное. Когда снимков хватит, нажмите Готово. Фото сохранится у работы, в разделе В процессе.

6. 6

   Отметьте сделанное

   Если у работы есть Чек-лист, отмечайте пункты по порядку. Так ничего не забудется, а офис видит, на каком вы этапе.

7. 7

   Оставьте заметку

   Через Заметка запишите то, что нужно знать офису или коллеге. Заметка останется у работы, в разделе Комментарии.

   Нажмите Сохранить

8. 8

   Завершите работу

   Нажмите Завершить работу. Kvedo покажет время, материалы и фото. Если выбрать Только завершить, счёт можно выставить позже.

   Нажмите Только завершить

Как задать цену за дорогу и добавить поездку в счёт.

1. 1

   Откройте ставки

   Цены за дорогу там же, где ставка за час: в разделе Компания, Ставки. Их задаёт администратор.

   Нажмите Ставки

2. 2

   Цена за время в пути

   Ставка за транспорт это цена за час, который вы проводите в дороге к клиенту. Себестоимость: сколько дорога стоит вам, Цена для клиента: что клиент видит в счёте.

3. 3

   Цена за километр

   Ниже Ставка за км: себестоимость и цена для клиента за один километр. Пока она 0, километры в счёт не попадают.

   Нажмите Клиенты

4. 4

   Договорённость с клиентом

   В карточке клиента, в разделе Транспорт, выберите, как считать дорогу именно ему. По тарифам берёт ваши ставки, Без оплаты транспорта не ставит дорогу в счёт, Фиксированная цена это одна оговорённая сумма.

5. 5

   Поездка в счёте

   Поездку можно добавить и в счёт без работы. В разделе Счета нажмите Новый счёт, выберите клиента, нажмите Добавить позицию и выберите Транспорт.

   Нажмите Транспорт

6. 6

   Впишите километры

   Впишите адрес назначения или расстояние в километрах. Здесь вписываем вручную: 36 км туда и обратно и 50 минут в пути. Сумма для клиента появляется сразу.

7. 7

   Ставка для этого счёта

   Ниже видны ставки, по которым посчитана сумма. Их можно поменять только для этого счёта, ставки компании останутся прежними.

   Нажмите Добавить в счёт

8. 8

   Транспорт в счёте

   В счёте появилась строка Транспортные расходы, итог пересчитан. Осталось нажать Создать счёт. Видит ли клиент часы и километры, решается в разделе Компания, Настройки счетов.

Что делает Kvedo в подвале или за городом, где нет интернета.

1. 1

   Когда пропадает связь

   В подвале или за городом интернет на телефоне иногда пропадает. Тогда вверху экрана появляется полоска Нет связи, данные могут быть устаревшими. Закрывать приложение не нужно, работайте дальше.

   Нажмите Работы

2. 2

   Данные остаются на месте

   Всё, что вы открывали, пока была связь, остаётся в телефоне. Список работ с клиентами и адресами виден как обычно.

   Нажмите Главная

3. 3

   Откройте расходы

   Запишем чек за топливо сразу, пока он не забылся. На главном экране нажмите Расходы, а потом Добавить расход.

   Нажмите Добавить расход

4. 4

   Заполните как обычно

   Форма работает так же, как с интернетом. Впишите категорию, описание и сумму.

   Нажмите Сохранить

5. 5

   Расход ждёт отправки

   Ничего не пропало. Kvedo пишет, что отправит расход, когда связь вернётся. В полоске вверху видно, сколько записей ждёт. До этого не закрывайте приложение.

6. 6

   Посмотрите, что ждёт

   Нажмите на полоску, и она покажет, что ещё не отправлено. Здесь это одна запись: Расход.

   Нажмите на полоску

7. 7

   Связь вернулась

   Когда интернет снова есть, полоска исчезает, и Kvedo сам отправляет всё, что ждало. Расход теперь в списке, а итог вверху пересчитан.

Что попадает в счёт в каждом случае и как пауза останавливает время.

1. 1

   Пауза останавливает время

   В почасовой работе в счёт идёт каждая записанная минута. Когда уходите на обед или ждёте клиента, ставьте работу на паузу, и рабочее время останавливается. Пока идёт перерыв, на главном экране видно, сколько он длится.

   Нажмите Работы

2. 2

   У каждой работы есть Оплата

   Откройте работу и найдите строку Оплата. Почасовая ставка: в счёт идёт время с таймера по вашей ставке. Фиксированная цена: одна оговорённая сумма за всю работу.

   Нажмите Выставить счёт

3. 3

   Акт не нужен?

   Перед счётом Kvedo напоминает про акт приёма-сдачи. Если клиенту акт не нужен, продолжайте без него.

   Нажмите Продолжить без акта

4. 4

   Счёт по часам

   В строке Работа отработанные часы, умноженные на ставку. Перерывы сюда не входят. Материалы идут отдельной строкой. Ставку меняют в разделе Компания, Ставки.

   Вернитесь к работе

5. 5

   Переключите на фиксированную цену

   Если с клиентом договорились об одной сумме, нажмите Оплата, выберите Фиксированная цена и впишите сумму без НДС. Часы по-прежнему учитываются, но в счёт не попадают.

   Нажмите Сохранить

6. 6

   Счёт с фиксированной ценой

   Теперь в строке Работа название работы и оговорённая сумма, часов там больше нет. Материалы по-прежнему добавляются отдельно.

Работы по дням, планирование работы и перенос нескольких работ сразу.

1. 1

   Работы по дням

   В разделе Работы переключите вид на График. Работы разложены по дням: вверху дальние дни, ниже ближайшие и Сегодня, ещё ниже уже прошедшие.

2. 2

   Работа без даты

   Работы без времени стоят в самом верху, под Не запланировано. Откройте такую работу и нажмите карандаш.

   Нажмите карандаш

3. 3

   Сегодня, Завтра или Послезавтра

   Над полем Запланировано есть кнопки Сегодня, Завтра и Послезавтра, они ставят день одним нажатием. Время меняют в поле рядом.

4. 4

   Другой день в календаре

   Нажмите на дату, и откроется календарь. Выберите день, здесь среду, 14 октября.

   Нажмите Готово

5. 5

   Сохраните

   После Сохранить работа в графике переходит из Не запланировано к своему дню.

   Нажмите Сохранить

6. 6

   Перенесите несколько сразу

   Если работник в понедельник не сможет, оставьте только его работы: в Фильтры выберите его имя. Появится кнопка Перенести все.

   Нажмите Перенести все (2)

7. 7

   Кому и на какой день

   Выберите, кто возьмёт работы, и день. Не менять оставляет исполнителя или день как были.

   Нажмите Перенести 2 работы

8. 8

   Работы перенесены

   В фильтре Дмитрий Петров видно: обе работы понедельника теперь у него. Уже начатые работы остаются у своего исполнителя.

От завершённой работы до отправленного счёта.

1. 1

   Найдите завершённую работу

   Когда работа завершена, на главном экране в блоке Сделать сейчас появляется напоминание, что счёт ещё не выставлен. Ту же работу можно найти в разделе Работы, в фильтре Без счёта.

   Нажмите Выставить

2. 2

   Проверьте, что вошло

   Kvedo сам складывает время с таймера и материалы, добавленные к работе. Часы умножаются на вашу ставку. Её задают в разделе Компания, Ставки.

3. 3

   Посмотрите сумму

   Ниже сумма без НДС, НДС и итог к оплате. Если нужно, впишите ссылку, например название проекта.

   Нажмите Создать счёт

4. 4

   Счёт создан

   Он получает следующий номер по порядку. Клиент, дата выставления и срок оплаты заполнены сами. Если что-то нужно поменять, нажмите Изменить данные счёта.

5. 5

   PDF уже готов

   Нажмите Открыть PDF, чтобы увидеть то, что получит клиент. Через Поделиться его можно отправить и из другого приложения.

6. 6

   Пока ещё можно изменить

   Пока счёт не отправлен, позиции можно менять: добавить новую кнопкой Добавить позицию или удалить лишнюю. После отправки счёт изменить уже нельзя.

   Нажмите Отправить клиенту

7. 7

   Перешлите PDF

   Телефон предложит переслать PDF почтой, в мессенджере или другом приложении. Когда счёт ушёл, Kvedo спросит об этом. Если ответить Пока нет, счёт останется неотправленным.

   Нажмите Да, отметить как отправленный

8. 8

   Счёт отправлен

   В списке счетов у него теперь статус Отправлен. Когда деньги придут, откройте счёт и нажмите Отметить как оплаченный.

Как выставить счёт без работы, отметить оплату и найти просроченные счета.

1. 1

   Начните новый счёт

   Продали материал или сделали мелкую работу? Создавать работу в приложении не нужно. Счёт можно выставить сразу в разделе Счета.

   Нажмите Новый счёт

2. 2

   Выберите клиента

   Отметьте клиента в списке или найдите его через поиск. Если клиента ещё нет, добавьте его кнопкой Новый клиент.

   Нажмите Jānis Liepiņš

3. 3

   Добавьте рабочие часы

   Нажмите Добавить позицию и выберите Рабочие часы. Впишите часы, и Kvedo умножит их на вашу почасовую ставку.

   Нажмите Сохранить

4. 4

   Добавьте дорогу

   Снова нажмите Добавить позицию и выберите Транспорт. Впишите километры, и цена посчитается по вашей ставке за километр.

   Нажмите Добавить в счёт

5. 5

   Проверьте сумму

   Обе позиции в списке. Внизу сумма без НДС, НДС и итог, который заплатит клиент.

   Нажмите Создать счёт

6. 6

   Счёт готов

   Он получил следующий номер, PDF уже готов. Статус Не отправлен, пока вы не нажмёте Отправить клиенту.

   Вернитесь к списку счетов

7. 7

   Найдите просроченные

   Когда срок оплаты прошёл, счёт сам становится Просрочен. Фильтр Просроченные показывает только такие счета и их сумму.

   Откройте просроченный счёт

8. 8

   Отметьте оплату

   Когда деньги пришли, нажмите Отметить как оплаченный, проверьте дату и выберите, как клиент заплатил.

   Нажмите Банковским переводом

Как выбрать, что видно в счёте, и оформить его под вашу компанию.

1. 1

   Откройте шаблоны счетов

   Шаблон определяет, как выглядит PDF счёта и что в нём есть. Он находится в разделе Компания, в блоке Счета.

   Нажмите Шаблоны и вид счетов

2. 2

   Выберите шаблон

   Шаблонов может быть несколько, например ещё один на английском. Для новых счетов берётся тот, у которого отметка По умолчанию.

   Нажмите Стандартный

3. 3

   Что видно в счёте

   В шаблоне язык счёта и срок оплаты. Ниже, в блоке Показывать в счёте, кнопками Да и Нет выберите, что печатать. Обязательные по закону поля отключить нельзя.

   Нажмите Изменить дизайн

4. 4

   Выберите стиль

   Вверху предпросмотр с вашим последним счётом, каждое изменение видно сразу. На вкладке Стиль четыре варианта оформления.

   Нажмите Цветная шапка

5. 5

   Выберите цвет

   На вкладке Цвета нажмите на цвет или впишите цвет вашей компании в поле HEX-код. Шапка и таблица счёта сразу перекрасятся.

   Нажмите Цвета и выберите цвет

6. 6

   Добавьте логотип

   На вкладке Логотип и шапка выберите файл логотипа с телефона, PNG или JPEG. Там же можно поменять его размер и место.

   Нажмите Добавить логотип

7. 7

   Сохраните дизайн

   На других вкладках шрифт, колонки таблицы, тексты и QR-код для оплаты. Когда вид подходит, сохраните.

   Нажмите Сохранить

8. 8

   Смените шаблон по умолчанию

   Чтобы дальше работать с другим шаблоном, откройте его и в самом низу нажмите Сделать шаблоном по умолчанию. Для одного счёта шаблон можно выбрать и при его создании.

От сметы для клиента до работы по согласованной цене.

1. 1

   Откройте сметы

   Смета это предложение цены клиенту до начала работы. Все сметы в разделе Компания, в блоке Клиенты и сметы. Кнопка Сметы есть и на главном экране.

   Нажмите Сметы

2. 2

   Список смет

   У каждой сметы номер, клиент, сумма и статус. Кнопкой Фильтры вверху можно оставить, например, только отправленные.

   Нажмите Добавить смету

3. 3

   Клиент и работа

   Выберите клиента. Первая позиция уже Работа: впишите, что нужно сделать, и часы. Цена за час это ваша почасовая ставка.

4. 4

   Добавьте материалы

   Нажмите Добавить позицию. Ввести вручную даёт пустую строку, Из каталога берёт материал из вашего списка вместе с ценой. Найдите материал и укажите количество.

   Нажмите Добавить в смету

5. 5

   Проверьте сумму

   Внизу сумма без НДС, НДС и итог. В поле Действительна до укажите, сколько цена в силе.

   Нажмите Создать смету

6. 6

   Отдайте смету клиенту

   Смета сохранена со своим номером. Отправить клиенту даёт ссылку: клиент откроет смету и сам её подтвердит или отклонит. Сообщение со ссылкой копируется для WhatsApp или SMS.

   Нажмите Только отметить как отправленную

7. 7

   Клиент согласен

   Ответ по ссылке Kvedo отметит сам. Если клиент согласился по телефону, нажмите Отметить принятой. У принятой сметы появится Превратить в работу.

   Нажмите Превратить в работу

8. 8

   Работа создана

   Клиент и адрес перенесены из сметы, в названии номер сметы. Строки работы стали Фиксированная цена, материалы в плане. Осталось назначить исполнителя и время.

От завершённой работы до акта, который клиент подписывает на вашем телефоне.

1. 1

   Откройте завершённую работу

   Акт приёма-сдачи подтверждает, что клиент принял работу. Его создают из работы: внизу нажмите Добавить и выберите Акт.

   Нажмите Создать акт

2. 2

   Акт уже заполнен

   У акта свой номер. Дата, работа, исполнитель, заказчик и место взяты из работы. Отметьте Включить таблицу работ и затрат, и в акт попадут часы и материалы из работы.

3. 3

   Результат и гарантия

   Выберите Результат работы, без него акт не подписать. Впишите гарантию в месяцах. Если у клиента есть претензии, выключите Работы выполнены в полном объёме, претензий нет и опишите их в тексте акта.

4. 4

   Добавьте оборудование

   Если вы установили оборудование, впишите его в акт с моделью и серийным номером. Это останется у клиента доказательством на случай гарантии.

   Нажмите Сохранить

5. 5

   Покажите акт клиенту

   Оборудование в акте. Кнопкой Предпросмотр PDF можно показать клиенту, что он подпишет. Пока акт черновик, его ещё можно менять.

   Нажмите Подписать

6. 6

   Клиент расписывается

   Дайте телефон клиенту. Он расписывается пальцем в поле, ниже уже стоит его имя. Если подпись не вышла, нажмите Очистить.

   Нажмите Далее

7. 7

   Распишитесь сами

   Второй шаг: расписываетесь вы как исполнитель. Ваше имя уже взято из аккаунта.

   Нажмите Подписать и сохранить

8. 8

   Акт подписан

   Статус Подписан, обе подписи есть в акте и в PDF. Подписанный акт изменить уже нельзя. Отправьте его клиенту кнопкой Поделиться.

Что привести в порядок у компании и клиентов и как создать для счёта файл э-счёта.

1. 1

   Откройте э-счета

   Э-счёт это файл в строгом формате, его читает бухгалтерская программа. Проверка готовности находится в разделе Компания, в блоке Счета.

   Нажмите Э-счета

2. 2

   Проверьте готовность

   Вверху видно, всё ли нужное есть в данных компании. Ниже посчитаны клиенты и материалы, у которых ещё не хватает данных. Выставлять счета это не мешает.

   Нажмите Открыть клиентов

3. 3

   Дополните данные клиента

   У клиента-компании должны быть тип Компания, регистрационный номер, номер НДС и адрес по полям. У этого клиента адрес ещё записан одной строкой.

   Впишите адрес и нажмите Сохранить

4. 4

   Откройте счёт компании

   Э-счёт создают для каждого счёта отдельно и только для счетов компаниям. Откройте счёт в разделе Счета, блок Электронный счёт (XML) в самом низу.

   Нажмите Электронный счёт (XML)

5. 5

   Добавьте ссылку

   Если чего-то не хватает, блок показывает Нужны данные и говорит, что именно. Этому счёту нужна ссылка покупателя, например номер договора.

   Впишите ссылку и нажмите Сохранить ссылку

6. 6

   Создайте э-счёт

   Ссылка сохранена и уже стоит в данных счёта. PDF-счёт остаётся как был, э-счёт это дополнительный файл к тому же счёту.

   Нажмите Создать электронный счёт (XML)

7. 7

   Файл готов

   Видно, когда файл создан, и его контрольная сумма. Кнопкой Скачать электронный счёт (XML) сохраните его и передайте бухгалтеру или клиенту. Сам Kvedo э-счета пока не отправляет.

Два случая, когда в счёте нет строки НДС, и где это настраивается в Kvedo.

1. 1

   Обычный счёт с НДС

   Это черновик за строительные работы для другой компании, к нему добавлен НДС 21%. Как применяется НДС, меняют в данных счёта.

   Нажмите Изменить данные счёта

2. 2

   Включите обратное начисление

   Переключатель Обратное начисление НДС (строительные услуги) есть только у черновика и только если у обеих сторон латвийский номер НДС. Как пишет само приложение: если не уверены, спросите бухгалтера.

   Включите переключатель и нажмите Сохранить

3. 3

   Строки НДС больше нет

   В счёте осталась только сумма без НДС. Внизу PDF Kvedo сам пишет Nodokļa apgrieztā maksāšana, то есть обратное начисление.

4. 4

   Если вы не плательщик НДС

   Второй случай: компания не зарегистрирована как плательщик НДС. Это задают один раз в данных компании, а не в каждом счёте.

   Откройте Компания, Реквизиты и банк

5. 5

   Выключите плательщика НДС

   Сотрите Номер НДС и выключите переключатель Плательщик НДС в самом низу. Тогда к новым счетам НДС больше не добавляется. Уже отправленные счета не меняются.

   Выключите переключатель и нажмите Сохранить

6. 6

   Новый счёт без НДС

   Выставляйте счёт как обычно. В нём теперь только Итого без НДС и К оплате, строки НДС нет.

   Нажмите Создать счёт

7. 7

   Пометка в счёте

   Внизу PDF Kvedo сам пишет Piegādātājs nav reģistrēts PVN maksātāju reģistrā. Если сомневаетесь, какой случай ваш, спросите бухгалтера.

Как добавить сотрудника, что видит каждая роль и как распределять работы.

1. 1

   Откройте Команду

   Сотрудниками управляет администратор. Во вкладке Компания найдите строку Команда.

   Нажмите Команда

2. 2

   У каждого свой аккаунт

   В списке все, у кого есть доступ, и рядом роль каждого. Так всегда видно, кто записал время и материалы.

   Нажмите Добавить сотрудника

3. 3

   Введите данные

   С именем пользователя и паролем сотрудник войдёт на своём телефоне. Запишите пароль и передайте его сами: позже здесь его уже не увидеть.

4. 4

   Техник и Диспетчер

   Техник работает на объекте: видит работы, записывает время, материалы и фото, но вкладки Компания у него нет. Диспетчер планирует и назначает работы, ведёт клиентов, сметы, закупки и отчёты.

5. 5

   Администратор и Бухгалтер

   Администратор может всё, в том числе менять ставки, команду и данные компании. Бухгалтер видит счета, закупки, отчёты и экспорт, но ничего не меняет, и его аккаунт бесплатный.

   Нажмите Сохранить

6. 6

   Создайте бригаду

   Бригада это люди, которые обычно ездят вместе. В разделе Компания, Бригады нажмите Добавить бригаду, впишите название и отметьте участников.

7. 7

   Свободные работы

   Работу можно оставить без исполнителя. Тогда она в фильтре Свободные, и техник на своём телефоне открывает её и нажимает Принять работу. Если на сегодня работ у него нет, на главном экране есть кнопка Взять свободную работу.

   Нажмите на работу

8. 8

   Назначьте работу сами

   В работе нажмите Исполнители и отметьте одного человека или нескольких. У каждого видно, сколько работ у него сегодня и завтра. Ниже можно сразу выбрать всю бригаду.

   Нажмите Монтажная бригада

Что значит каждая цифра в отчётах и откуда она берётся.

1. 1

   Откройте отчёты

   В разделе Компания, в блоке Отчёты, есть Выручка и часы и Эффективность. Их видят администратор, диспетчер и бухгалтер.

   Нажмите Выручка и часы

2. 2

   Выберите период

   Вверху быстрый выбор: Сегодня, Эта неделя, Этот месяц и Прошлый месяц. Другой период задайте в полях С и По.

3. 3

   Доходы

   Доходы это сумма счетов, выставленных за период. Оплачено показывает, сколько пришло наличными, картой и переводом, Не оплачено это деньги, которые вы ещё ждёте.

4. 4

   Часы и зарплаты

   Часы берутся из таймеров: на объекте, в пути и в поездках за материалами. Затраты на зарплату это те же часы, умноженные на себестоимость часа из раздела Ставки.

5. 5

   Счета и прибыль

   Выставлено клиенту делит сумму на работу и материалы. Оценка прибыли это доходы минус зарплаты и расходы. Это примерная цифра, а не бухгалтерская прибыль.

6. 6

   Каждый сотрудник

   В таблице Сотрудники у каждого видны часы, затраты, сумма, выставленная клиентам, и число завершённых работ. Экспортировать CSV откроет таблицу в Excel.

7. 7

   Сравните месяцы

   Переключите период, и все цифры пересчитаются. Так видно, как прошёл прошлый месяц и сколько из него ещё не оплачено.

   Нажмите Прошлый месяц

8. 8

   Эффективность

   Здесь Смета это время, запланированное на работы, а Фактически это время по таймеру. Выше 100% значит, что сотрудник справляется быстрее плана.

Как подготовить журнал для бухгалтера и как дать ему свой доступ.

1. 1

   Откройте Экспорт

   Во вкладке Компания, в блоке Отчёты, есть Экспорт. Отсюда данные сохраняются в файл PDF, XLSX или CSV.

   Нажмите Экспорт

2. 2

   Выберите журнал

   Вверху блок Для бухгалтера. Продажи это счета, которые вы выставили, Покупки это проведённые счета поставщиков и чеки.

3. 3

   Укажите период

   Выберите месяц, квартал или год, или задайте даты сами через Другой период. Дата по решает, по какой дате отбираются счета.

   Нажмите Этот месяц

4. 4

   Экспортируйте файл

   Выберите XLSX, если бухгалтер работает в Excel, или CSV для программы бухгалтерии. Готовый файл отправьте своему бухгалтеру.

   Нажмите Экспорт для бухгалтера

5. 5

   Что в файле

   Каждый счёт это одна строка: дата, номер, покупатель с рег. номером и номером НДС, сумма без НДС, НДС, итог и статус оплаты. Внизу итоги по ставкам НДС. Заголовки на латышском, для бухгалтера.

6. 6

   Доступ для бухгалтера

   Бухгалтеру можно сделать свой аккаунт: в разделе Команда добавьте сотрудника и выберите роль Бухгалтер. Этот аккаунт бесплатный.

   Нажмите Сохранить

7. 7

   Что видит бухгалтер

   Бухгалтер работает на компьютере, на app.kvedo.com. Он видит счета, закупки, расходы, отчёты и экспорт и сам скачивает журналы, но ничего не может изменить.

Журнал продаж или покупок за период, в файле Excel или CSV.

1. 1

   Кнопка Экспорт

   В разделе Счета над таблицей есть кнопка Экспорт. Пункт Для бухгалтера готовит журнал за период, который вы выберете.

   Нажмите Экспорт, затем Для бухгалтера

2. 2

   Выберите журнал

   Продажи это счета, которые вы выставили. Покупки это внесённые счета поставщиков и чеки.

3. 3

   Готовые периоды

   Прошлый месяц, этот месяц или прошлый квартал выбираются одним нажатием. Под кнопками видны точные даты.

   Нажмите Этот месяц

4. 4

   Свой период

   Кнопка Другой открывает поля С и По, где даты задаёте сами. Период может быть не длиннее 366 дней.

   Нажмите Другой

5. 5

   Excel или CSV

   В файле Excel два листа: все документы и итоги по ставкам НДС. CSV, Jumis XML и Zalktis XML подходят для программы бухгалтерии.

   Нажмите Скачать

6. 6

   Аккаунт бухгалтера

   Бухгалтеру можно дать свой аккаунт с ролью Бухгалтер. Он видит счета и сам скачивает журналы в разделе Компания, Экспорт, но ничего не может изменить.

Каталог с ценами, остатки на складе и закупка, которая их пополняет.

1. 1

   Склад и закупки

   В разделе Компания есть блок Склад и закупки: Материалы, то есть ваш каталог с ценами и остатками, Поставщики и Закупки.

   Нажмите Материалы

2. 2

   Каталог материалов

   У каждого материала видно остаток на складе и цену продажи. Вверху предупреждение о том, что заканчивается.

   Нажмите на предупреждение

3. 3

   Остаток и цены

   Пометка Мало на складе значит, что остаток ниже минимума. В карточке вверху остаток, ниже Закупочная цена, Наценка и цена продажи.

4. 4

   Цены поставщиков

   В карточке видно, сколько материал стоит у каждого поставщика, лучшая цена отмечена. Контакты поставщиков в разделе Компания, Поставщики.

5. 5

   Новая закупка

   Привезённый товар записывайте в Закупки. Под кнопкой Скан чека счёт можно сфотографировать или загрузить PDF, и его прочитает ИИ. Или ввести всё самому.

   Нажмите Ввести вручную

6. 6

   Введите счёт

   Выберите поставщика и впишите номер счёта. Через Добавить строку найдите материал в каталоге и укажите количество. Цена подставится от этого поставщика.

   Нажмите Добавить

7. 7

   Оформите закупку

   Строка уже в закупке. Нажмите на подсказку с суммой строк, и Kvedo подставит её в счёт, НДС посчитается сам. Когда вы нажимаете Оформить, материалы из каталога прибавляются к складу.

   Нажмите Оформить

8. 8

   Склад пополнен

   Закупка в списке. Когда заплатите поставщику, нажмите Отметить как оплаченную. В каталоге остаток вырос, пометки Мало на складе больше нет.

Где список клиентов, что видно в карточке и как добавить нового клиента.

1. 1

   Откройте Клиенты

   Все клиенты собраны в разделе Компания, в блоке Клиенты и сметы.

   Нажмите Клиенты

2. 2

   Список клиентов

   У каждого клиента видно телефон и e-mail. Если список длинный, найдите клиента по названию через поиск вверху.

   Нажмите на клиента

3. 3

   Карточка клиента

   Вверху кнопки Позвонить, Эл. почта и Маршрут. Ниже видно, сколько клиент заплатил, сколько ещё не оплачено и сколько у него работ и счетов.

4. 4

   Реквизиты для счёта

   В блоке Данные то, что попадает в счёт: название, регистрационный номер и адрес. Номер НДС заполните, если клиент плательщик НДС.

5. 5

   Работы и счета

   Внизу карточки все работы и счета этого клиента. Нажмите на любую строку, чтобы её открыть.

6. 6

   Новый клиент

   В списке нажмите Добавить клиента и выберите Компания или Частное лицо. Компании в счёте нужен регистрационный номер, частному лицу хватит имени и адреса.

   Нажмите Частное лицо

7. 7

   Впишите данные

   Впишите имя, телефон и адрес. По телефону можно позвонить прямо из работы, адрес попадёт в счёт и в навигацию.

   Нажмите Создать клиента

8. 8

   Клиент в списке

   Теперь его можно выбрать, когда создаёте работу, смету или счёт. Длинный список из Excel переписывать вручную не нужно: его импортируют на компьютере, в app.kvedo.com.

Топливо, парковка, новый инструмент: как записать траты, которые не закупка материалов.

1. 1

   Откройте расходы

   Топливо, парковка или новый инструмент это не материалы для склада. Для них есть раздел Расходы на главном экране и в разделе Компания.

   Нажмите Расходы

2. 2

   Все расходы в одном месте

   Под заголовком общая сумма, ниже фильтры по месяцам. В каждой строке категория, дата, кто платил, за что и сколько.

   Нажмите Добавить расход

3. 3

   Запишите расход

   Впишите категорию, например Топливо. В поле Описание отметьте, за что платили, и впишите сумму. Дата уже стоит сегодняшняя.

   Нажмите Сохранить

4. 4

   Расход в списке

   Новая запись вверху списка, общая сумма выросла. Нажмите на запись, если её нужно исправить или удалить.

5. 5

   Расход по работе

   Если трата связана с конкретной работой, запишите её прямо в работе. Откройте работу, внизу нажмите Добавить и выберите Расход.

   Нажмите Расход

6. 6

   Заполните тут же

   Форма открывается прямо в работе. После сохранения расход остаётся у этой работы, и видно, сколько на неё потрачено всего.

   Нажмите Добавить расход

7. 7

   Расходы в отчётах

   Во вкладке Компания откройте Выручка и часы. Там расходы сложены за выбранный период и вычтены из оценки прибыли.

Обзор для офиса: меню, главная страница, поиск.

1. 1

   Меню слева

   Все разделы находятся в меню слева, в трёх группах: Работа, Деньги и Люди. В окне уже 1280 точек меню свёрнуто в полосу иконок, и группы разделены тонкими линиями. На широком экране видны и названия.

2. 2

   Обзор на сегодня

   Вверху цифры дня: работы, неназначенные работы, неотправленные и просроченные счета. Ниже Работы на сегодня и список Сделать сейчас.

3. 3

   Команда и неделя

   Кто сейчас работает показывает, у кого сейчас идёт таймер. Загрузка на этой неделе показывает, сколько работ на каждый день, а рядом неоплаченные счета.

4. 4

   Создайте новое

   Кнопка + в меню открывает список: новая работа, счёт, клиент, смета или расход. Там же импорт клиентов и материалов.

   Нажмите +

5. 5

   Поиск по Ctrl K

   Поиск открывается с любой страницы. Нажмите Ctrl и K или кнопку с лупой в меню.

   Нажмите Ctrl K

6. 6

   Введите название

   Хватит нескольких букв. Kvedo ищет работы, клиентов и счета, а нужное выбирают стрелками.

   Нажмите Enter

7. 7

   Клиент открыт

   Вы в карточке клиента, не проходя через меню. Справа его итоги, работы и счета.

8. 8

   Сочетания клавиш

   Нажмите ?, чтобы увидеть все сочетания. Например, N начинает новую работу, а G и затем J открывают раздел Работы.

График в разделе Работы: кто, где и в какой день.

1. 1

   Откройте график

   В разделе Работы два вида: Список и График. В графике видна вся неделя сразу.

   Нажмите График

2. 2

   Неделя по людям

   У каждого работника своя строка, у каждого дня свой столбец. Работы с замком уже начаты или завершены, их больше не переносят.

   Нажмите стрелку вправо

3. 3

   Назначьте работу

   В строке Не назначено работы без исполнителя. Перетащите работу в строку работника, и она назначена ему.

   Перетащите в строку Кирилл Морозов

4. 4

   Перенесите на другой день

   Перетащите работу по строке на другой день, время останется тем же. Если ошиблись, нажмите Отменить в сообщении вверху.

   Перетащите на пятницу

5. 5

   Перепланируйте кнопкой

   Кнопка с календарём в углу работы открывает окно Перепланировать. Там день и исполнителя выбирают без перетаскивания, время дня остаётся тем же.

   Нажмите Сохранить

6. 6

   Другая неделя

   Стрелками переходите на следующую или предыдущую неделю. Кнопка Эта неделя возвращает к текущей.

   Нажмите Эта неделя

7. 7

   День по часам

   В режиме День у каждого работника столбец по часам, стрелками выбирают день. Работу из списка Без времени перетащите на нужный час.

   Перетащите на 9:00

Сортировка, фильтры, действия сразу для нескольких работ, экспорт и импорт из Excel.

1. 1

   Сортировка по столбцу

   Нажмите на название столбца, и таблица отсортируется по нему. Второе нажатие меняет порядок на обратный.

   Нажмите Клиент

2. 2

   Отфильтруйте список

   Над таблицей быстрые фильтры, например Активные или Без счёта. В Фильтры можно оставить работы одного исполнителя.

   Нажмите Активные (7)

3. 3

   Отметьте несколько

   У каждой строки слева есть флажок. Отметьте работы, с которыми нужно сделать одно и то же.

   Отметьте флажки

4. 4

   Действие для всех сразу

   Внизу появляется панель: Назначить, Экспорт, В архив. Выберите работника, и все три работы теперь его.

   Нажмите Назначить

5. 5

   Экспорт таблицы

   Кнопка Экспорт есть над каждой таблицей. Отметьте нужные столбцы и выберите CSV или Excel (.xlsx).

   Нажмите Экспорт (7)

6. 6

   Импорт из Excel

   Прайс-лист не нужно переписывать вручную. Нажмите +, затем Импорт материалов и выберите файл. Там же есть импорт клиентов.

   Нажмите Выбрать файл

7. 7

   Проверьте столбцы

   Kvedo сам находит, в каком столбце название, код и цены. Материалы, которые уже есть в каталоге, пропускаются.

   Нажмите Импортировать 12 материалов

Ваша ссылка, что получает друг и что получаете вы.

1. 1

   Где это найти

   Пригласить друга есть в Kvedo в браузере, на app.kvedo.com. Пункт находится в разделе Профиль, и видит его только администратор.

   Нажмите Пригласить друга

2. 2

   Что получаете оба

   Вверху предложение: друг получает 1 месяц бесплатно. Вы тоже получаете 1 месяц бесплатно, когда друг оплатит свой первый счёт.

3. 3

   Ваша ссылка

   В блоке Ваша ссылка ваш личный адрес. Копировать кладёт его в буфер обмена, а WhatsApp, E-mail и Поделиться открывают сообщение, где ссылка уже вставлена.

   Нажмите Копировать

4. 4

   QR-код на объекте

   Если коллега стоит рядом, покажите ему QR-код. Он считывает его камерой телефона и регистрируется по вашей ссылке.

5. 5

   Друг регистрируется

   Друг открывает ссылку и регистрирует свою компанию. После этого он появляется в списке Приглашённые со статусом Зарегистрирован. Бонус появится в блоке Ваши бонусы, когда друг оплатит первый счёт.

6. 6

   Чем больше друзей

   Ваш прогресс показывает награды: 1 друг даёт месяц бесплатно, 3 друга ещё месяц, а 10 друзей дают скидку 50% на годовой план.

7. 7

   Правила

   Бонус засчитывается через 14 дней после первого платежа друга. Он действует только для отдельной компании с другим регистрационным номером, и за год можно получить до 12 бесплатных месяцев.